Информационное обеспечение науки: новые технологии

Автоматизированная система МБА ГПНТБ СО РАН

Академическая наука является крупнейшим производителем и потребителем научной информации. Важным звеном в системе информационного обеспечения исследований является система предоставления материалов по межбиблиотечному абонементу (МБА).
При обслуживании по МБА удалённые абоненты выполняют запросы к службе МБА библиотеки с использованием различных каналов связи (от заказов по традиционной почте до заказов через Интернет) и получают в ответ оригиналы документов, бумажные копии, электронные копии в графических или текстовых форматах.
В условиях централизации обслуживания по МБА увеличивается объём рутинных операций в библиотеках крупных региональных центров, что требует автоматизации МБА.
Автоматизированная система МБА ГПНТБ СО РАН решает комплекс специфических для крупной библиотеки задач.
В составе автоматизированной системы МБА можно выделить отдельный набор программного обеспечения, отвечающего за создание заказа по МБА в сети Интернет.
С 1998 года на Интернет-сервере ГПНТБ СО РАН работает «Поисковая система ГПНТБ СО РАН». Поисковая система использует программное обеспечение WWWISIS – WWW-сервер для баз данных ISIS, JavaScript, CGI-приложения [1].
Одна из функций системы – предоставление возможности заказа по МБА.
С помощью программы «Администратор поисковой системы» осуществляется управление учётными записями пользователей. В программе можно открыть или закрыть доступ к заказам по МБА для определённого пользователя поисковой системы.
Список библиографических БД, доступных для заказа по МБА, также конфигурируется. Каждую отдельную библиографическую БД можно сделать доступной или недоступной для заказов по МБА.
Заказ по МБА осуществляется с использованием специальной формы. Пользователь может заполнить форму заказа вручную для изданий, отсутствующих в электронном каталоге, или сделать заказ после проведения поиска в БД электронного каталога, который ведется с 1992 года. В этом случае поля, относящиеся к изданию, заполняются соответствующими найденному изданию значениями автоматически.
Схема, по которой формируется информация о заказе по МБА в поисковой системе ГПНТБ СО РАН, представлена на следующем рисунке.

Рис. 1. Формирование информации о заказе по МБА.

После отправки заказа по МБА выполняется запись заказа в централизованную базу данных для обработки в том или ином подразделении МБА.
Программное обеспечение (ПО), предназначенное для автоматизации задач МБА, можно условно разделить на три группы.
Первая группа – библиографические утилиты – специализированные, узконаправленные программы, с помощью которых выполняется поиск издания в электронных каталогах локальной библиотеки или корпоративной сети библиотек.
Вторая группа – это системы по управлению деятельностью МБА, включающие средства по учёту абонентов МБА, библиотек-партнёров, заказов, а также предоставляющие поисковые, статистические сервисы и модули генерации отчётности.
Третья группа – программы для подготовки и доставки электронных образов документов. Системы такого класса предназначены для автоматизации обработки заказов на получение электронных копий документов, ввода документов и их рассылки заказчикам.
В автоматизированной системе МБА ГПНТБ СО РАН используется специализированное программное обеспечение, сочетающее в себе функции всех трех категорий ПО.
Основное программное обеспечение подразделения МБА – это АРМ МБА системы автоматизации библиотек ИРБИС32 (разработан в ГПНТБ России [2] и существенно доработан в ГПНТБ СО РАН).
АРМ МБА автоматизирует как традиционный МБА, так и электронную доставку документов. Рассмотрим более подробно функциональные особенности АРМ.

1. Ведение БД абонентов и заказов (БД МБА). Для ведения базы данных используются стандартные функциональные возможности системы ИРБИС. Как и в других АРМ системы ИРБИС, в АРМ МБА предоставляются мощные поисковые возможности (по заранее заданным видам поиска, а также по любым полям записи абонента или заказа). Наряду с приёмом заказов в электронной форме (с использованием Поисковой системы ГПНТБ СО РАН и сети Интернет), возможен и приём заказов в традиционной форме. Для этого предназначен специальный режим оформления заказа с использованием библиографических баз данных системы ИРБИС32.

2. Отслеживание прохождения заказа. Обязательным в АРМ МБА для каждого заказа является ввод всех данных по прохождению заказа. Обычно такой ввод выполняется автоматически. В результате формируется «технологический путь заказа». Технологический путь – важнейшая информация для последующей обработки в системе: с ним связаны и контроль сроков выполнения заказов, и работа статистической подсистемы АРМ.

3. Регистрация выдачи литературы, возврата, продления срока пользования. АРМ МБА включает специальные режимы для регистрации этих процессов. Режим выдачи по МБА несколько отличается от обычного режима выдачи: добавлена функция расчёта предполагаемой даты возврата издания от удалённого абонента в зависимости от географического положения (зоны) абонента. Ещё одно отличие АРМ МБА от стандартной технологии – это регистрация каждого продления срока пользования отдельно: эта информация может использоваться для учёта платных услуг.

4. Регистрация выдачи ксерокопий. Отдельный режим АРМ МБА позволяет зарегистрировать выдачу ксерокопии, указав при этом число страниц в копии.

5. Регистрация выдачи электронных копий, доставка копий заказчику. Отдельный режим АРМ позволил реализовать взаимосвязь с трехуровневой файловой структурой (абонент – заказ – копии), в которой сохраняются результаты сканирования (электронные копии); автоматизировать процесс подготовки сообщений абонентам по электронной почте с вложенными файлами электронных копий [3]. Особенности режима: при выдаче электронной копии отображается список файлов, входящих в состав этой конкретной электронной копии. Программа автоматически подсчитывает число страниц в каждом файле (для наиболее распространенных форматов файлов TIF, JPG, PDF), информирует сотрудника МБА о суммарном числе страниц в копии и объеме сообщения (электронной почты).
В режиме реализована взаимосвязь с почтовым клиентом через стандартный интерфейс MAPI (на данный момент гарантированно поддерживается почтовый клиент Mozilla Thunderbird). АРМ МБА осуществляет автоматическое формирование необходимого числа сообщений электронной почты с вложениями – электронными копиями, производит автоматический подбор размера каждого сообщения в целях соблюдения ограничений на объем сообщения.

6. Формирование выходных форм: адресная карточка, почтовая карточка, сопроводительный документ на заказ – бланк-заказ; статистические отчеты по абонентам и заказам за определенный период времени. Система ИРБИС предоставляет все возможности по созданию новых выходных форм с применением команд формата RTF и языка форматирования вывода системы.
Поскольку статистические выходные формы АРМ МБА не соответствовали требованиям ГПНТБ СО РАН, были разработаны наборы новых статистических выходных форм. Это – формы различного назначения. Отдельные формы ориентированы на учет абонентов, а другие – на учет заказов.

7. Регистрация информации о неудовлетворенных заказах («Возвраты», «Отказы», «Занято»). К сожалению, не все заказы, поступившие от абонентов, можно выполнить, актуальна задача автоматизации обработки неудовлетворенных заказов. Эта задача получила решение в специальном режиме АРМ. Сотрудники МБА выбирают конкретную причину, по которой заказ не выполнен. Как правило, одновременно с регистрацией информации, абоненту отправляется и автоматически созданное сообщение по электронной почте.

8. Перенаправление заказа. Работа с АРМ МБА в ГПНТБ СО РАН осуществляется несколькими подразделениями МБА в одной базе данных. На этапе приёма заказов потоки заказов разделяются (в соответствии с принадлежностью абонента к тому или иному подразделению МБА); в случае перенаправления заказа от одного подразделения (А) к другому (Б), вносятся необходимые изменения в технологический путь заказа, после чего данный заказ поступает на обработку в подразделение Б.
Имеется также специальный режим перенаправления заказа. Для некоторых организаций, информация о которых есть в базе МБА, указывается дополнительный статус «Исполнитель (фондодержатель)». При перенаправлении заказа конкретный фондодержатель выбирается из меню (см. рис. 2).

Рис. 2. АРМ МБА. Интерфейс режима «Обработка заказов». Регистрация перенаправления заказа в другую библиотеку. Выбор фондодержателя.

После регистрации перенаправления заказа в автоматизированном режиме выполняется отправка сообщений электронной почты как абоненту-заказчику, так и исполнителю (фондодержателю).
При построении АС МБА ГПНТБ СО РАН не ставилась задача полной замены стандартного программного обеспечения специализированным (АРМ МБА). Поэтому в работе подразделений МБА используется стандартное офисное программное обеспечение (текстовые процессоры, программы просмотра файлов различных форматов, программы для сканирования изображений, программы для работы с Интернет). Для поиска издания в электронных каталогах применяется как поисковая система ГПНТБ СО РАН, так и АРМ «Читатель» системы ИРБИС.
Текущая версия автоматизированной системы МБА ГПНТБ СО РАН является многофункциональной, обеспечивает выполнение основных задач МБА. За счёт реализации специальных режимов обработки существенно ускоряется работа персонала МБА.
Работы по усовершенствованию автоматизированной системы МБА ГПНТБ СО РАН продолжаются. Выделяются две важнейшие задачи.

1. Доработка веб-части автоматизированной системы МБА в части просмотра состояния заказов пользователями через Интернет. Потребуется предоставить доступ удалённым абонентам к информации о заказах из базы данных МБА, а также обеспечить функции пользователя, такие как удалённое продление заказа или отмена заказа.

2. Доработка и внедрение безбумажной технологии учета поступлений денежных средств и расходов абонента. Следует заметить, что АРМ МБА уже включает функции по учёту поступлений денежных средств и специальный режим для списания средств. Необходимо адаптировать данные функции и режимы к условиям ГПНТБ СО РАН, разработать новый набор выходных форм. Соответствующие данные тоже должны быть доступны конкретному абоненту через Интернет.