Информационное обеспечение науки: новые технологии

Опыт автоматизации технологических процессов МБА

Власова С.А., Каленов Н.Е.
(Библиотека по естественным наукам РАН)

Являясь центром межбиблиотечного абонемента (МБА) для академических библиотек и федеральным центром МБА в области естественных наук, Библиотека по есественным наукам (БЕН) РАН уделяет вопросам автоматизации процессов, связанных с МБА, исключительно большое внимание. Задача диспетчеризации заказов, поступающих по МБА, входила в состав первой очереди автоматизированной системы БЕН РАН, принятой в промышленную эксплуатацию еще в 1980-м году на ЭВМ ЕС-1022. Развитие система МБА получила с появлением первых персональных компьютеров [1]; с внедрением в практику работы БЕН РАН электронной почты была разработана новая версия автоматизированной системы МБА [2]. В 2005 году была введена в эксплуатацию комплексная система МБА нового поколения на базе реляционной СУБД, обеспечивающая формирование заказов непосредственно из Интернет-каталогов и возможность для пользователей отслеживать через Интернет ход их выполнения [3,4].
До недавнего времени все направления развития автоматизации МБА были жестко связаны с технологией работы по МБА, принятой в централизованной системе библиотек (ЦБС) БЕН РАН. Особенности работы МБА БЕН РАН состоят в том, что БЕН обслуживает различные категории пользователей (которых в настоящее время выделено шесть) по различным правилам. В частности, основой для обслуживания внутрисистемных абонентов (80 библиотек НИИ РАН московского региона) являются не только фонды ЦБС БЕН РАН, но и фонды других академических, федеральных, вузовских библиотек страны, а также зарубежных, с которыми взаимодействует БЕН. Получив заказ от одного из внутрисистемных абонентов, служба МБА БЕН должна выполнить его «во что бы то ни стало». Стоимость выполнения заказа определяют расценки на операции, произведенные с заказом в процессе его обработки (распечатка заказов, поступивших через Интернет, шифровка, выполнение копий), и характеристики выполненного заказа (вид выполнения, срочность, количество страниц копий). Эти расценки различны для каждой категории абонентов. Так, например, для абонентов внутрисистемного МБА платным является только выполнение ксеро- и электронных копий, для иногородних неакадемических – все процессы, связанные с обработкой и выполнением заказов.
Однако общение с представителями других библиотек выявило их потребности в автоматизированных системах МБА, ориентированных на поддержку более распространенной технологии МБА, характерной для многих достаточно крупных библиотек, не входящих в централизованные системы. Одним из примеров такой библиотеки является Всероссийская государственная библиотека иностранной литературы имени М. И. Рудомино (ВГБИЛ).
ВГБИЛ является одной из крупнейших публичных и научных библиотек России. Она располагает уникальными фондами иностранной литературы широкого гуманитарного профиля, насчитывающими около 4,5 млн. экземпляров, включая книги и периодические издания, на более чем 140 языках мира.
Одной из важнейшей форм деятельности ВГБИЛ является обслуживание абонентов по МБА. Абонентами МБА являются городские, районные, областные, республиканские, библиотеки различных городов России, а также научные библиотеки высших учебных заведений. По МБА абонентам выдаются во временное пользование оригиналы отечественных и иностранных изданий, которые пересылаются наземной почтой заказными бандеролями. Ежегодно Библиотека от своих абонентов получает около тысячи заказов, которые поступают как по традиционной, так и по электронной почте.
Хотя объемы обслуживания по МБА ВГБИЛ несравнимы с объемами БЕН РАН (более 20-ти тысяч выполняемых ежегодно заказов), обеспечивать четкую работу службы МБА без использования средств вычислительной техники стало достаточно затруднительно. В связи с этим нами по заказу ВГБИЛ было проведено предпроектное обследование системы МБА ВГБИЛ, составлено и согласовано с руководством отдела МБА техническое задание, по которому была разработана и внедрена автоматизированная система МБА.
Система МБА, отвечающая потребностям и технологии, принятой во ВГБИЛ, реализована под Microsoft SQL-server 2005 (установленным в операционной системе WINDOWS 2003) с использованием стандартных средств сервера и IDC технологии. Работа пользователей с системой осуществляется в удобном пользовательском интерфейсе с помощью стандартных Интернет-браузеров, таких как Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera.
Система поддерживает базу данных «Абоненты» и базу данных «Заказы» и обеспечивает следующие функции:

База данных «Абоненты» содержит следующие данные: название организации абонента, почтовый адрес, код абонента, фамилия ответственного лица, электронный адрес. Кроме того, абоненту присваиваются уникальные логин и пароль для возможности формирования заказов через Интернет.
Поиск абонента проводится по коду абонента, фрагментам адреса и названия организации. Система выдает исчерпывающую информацию о найденном абоненте, а также список операций, связанных с данным абонентом. Пользователю предоставляется возможность корректировки информации об абоненте и о договоре с абонентом, блокировки новых заказов (при задолженности по возврату изданий), ввода (редактирования) денежных поступлений, регистрации возврата средств абоненту, просмотра заказов данного абонента, просмотра (редактирования) отправленных ему бандеролей, а также просмотра невозвращенных в срок заказов. Система позволяет сформировать информационное сообщение о задолженностях абонента, которое направляется абоненту по электронной почте или в виде распечатки по обычной почте. Сообщение содержит следующие элементы: код абонента, номера и даты заказов (срок пользования которых уже истек), инвентарные номера выданных изданий, дату формирования сообщения.
Кроме того, система формирует таблицу контроля денежных средств абонента, содержащую информацию о суммах поступлений от абонента, стоимости отправленных ему письмах и бандеролях, текущем остатке денег на счете (см. рис.1).

Заказы по МБА в Библиотеку иностранной литературы поступают на бланках-заказах по традиционной почте, а также в стандартной форме по электронной почте. Данные с поступивших заказов (номер заказа, дата поступления заказа, библиографическое описания издания) вводятся в систему оператором. В системе также реализован ввод заказа через Интернет, когда абонент вводит данные о заказе в поля специальной формы (номер заказа, элементы библиографического описания требуемого издания). Введенные через Интернет данные о заказе автоматически регистрируются в системе.
Следует отметить, что перед тем, как предоставить пользователю возможность формировать новый заказ, система автоматически проверяет, есть ли деньги на счете абонента, а также, не является ли данный абонент должником по возврату изданий.
Для регистрации выдачи издания оператор системы выбирает заказ по его номеру и коду абонента, а затем вводит шифр хранения издания, инвентарный номер, выбирает срок пользования изданием (по умолчанию – 14 дней).
Если заказ абонента по какой-либо причине не может быть выполнен, в системе необходимо зарегистрировать отказ. Оператор вызывает соответствующий заказ по его номеру и коду абонента и выбирает из списка необходимый вид отказа: нет библиотеке, не выдается, временно недоступен, на реставрации, большой формат, издание списано, документ занят, уточнить. После регистрации отказа система автоматически формирует сообщение об отказе для отправки абоненту по электронной почте, а также предоставляет возможность его распечатать для отправки по традиционной почте.
При возврате изданий абонентом в Библиотеку оператор регистрирует возврат в режиме «Регистрация возврата». А затем после передачи возвращенных изданий в отдел фондов регистрирует возврат в режиме «Регистрация поступления издания в отдел фондов».
Из заказов, на которые зарегистрирована выдача издания, формируются бандероли. После ввода кода абонента, для которого необходимо сформировать бандероль, система выдает описания заказов для данного абонента, доступных для включения в бандероль. Оператор выбирает нужный заказ и включает его в бандероль, активизируя ссылку «Включить в бандероль», которая находится под описанием соответствующего заказа.После включения в бандероль всех необходимых заказов и активизации ссылки «Закончить формирование» оператор вводит количество вложений в данную бандероль и ее вес. Система автоматически определяет стоимость бандероли в зависимости от указанного веса. Далее при необходимости можно перейти к формированию следующей бандероли для данного абонента.
Для каждой бандероли формируется ее опись, которая вкладывается в бандероль, и этикетка, которая наклеивается на бандероль. Пример «Описи бандероли» и «Этикетки» представлены соответственно на рис.2 и рис.3.

После окончания формирования бандеролей для данного абонента система предложит сформировать информационное сообщение об отправленных бандеролях, которое содержит информацию о количестве отправленных бандеролей, общей стоимости бандеролей (без НДС), стоимости с НДС, оставшейся сумме на счете абонента, дате формирования сообщения. Данное сообщение передается абоненту по электронной почте или распечатывается и пересылается по обычной почте.
Для пересылки бандеролей почта требует заполнения специального документа «Списка заказных бандеролей, подготовленных к отправке», который автоматически формируется системой. Список содержит следующие данные о бандеролях: адрес абонента; наименование абонента; количество изданий в бандероли; вес бандероли; стоимость (включая НДС); общее количество бандеролей в списке и их суммарную стоимость (см. рис.4).

Наряду с бандеролями в системе предусмотрена возможность формирования писем, направляемых абонентам. Для регистрации нового письма в системе указывается код абонента, а затем вводится вес письма, по которому автоматически определяется его стоимость. Также как и для бандеролей, после формирования писем для данного абонента формируется информационное сообщение, в котором указывается количество отправленных писем, их общая стоимость (без НДС), стоимость с НДС, оставшаяся сумма на счете абонента, дата формирования сообщения. Кроме того, для почты система формирует документ «Список простой письменной корреспонденции отправленной МБА Библиотекой иностранной литературы», который содержит количество писем, их вес и стоимость за пересылку.
Система предоставляет пользователю широкий спектр поисково-статистических функций. Сотрудники отдела МБА Библиотеки при работе с системой получают статистические данные за заданный период времени: о количестве абонентов, зарегистрированных в системе, количестве поступивших заказов за указанный период, количестве зарегистрированных отказов, выданных единиц хранения и отправленных бандеролей. Система обеспечивает поиск заказов по различным поисковым полям (код абонента, номер заказа, шифр хранения, инвентарный номер, дата заказа, дата отправки бандероли) и их сочетаниям. Автоматически производится контроль сроков выполнения заказов и своевременного возврата изданий для всех абонентов: формируется список заказов, для которых истек срок обработки, а также список заказов, у которых истек срок пользования изданием.
Абоненты Библиотеки иностранной литературы имеют возможность через Интернет получать необходимые данные из системы. После авторизованного входа в систему в режиме «Просмотр заказов» абоненту доступна полная информация о его заказах, которые сгруппированы по разделам:

В режиме «Контроль денежных средств» система предоставит полную информацию по истории всех денежных операций данного абонента: сколько и когда поступило денег на его счет, номера поступлений; даты отправления абоненту бандеролей; количество вложений в каждую бандероль, ее вес и стоимость; даты отправления абоненту писем, их вес и стоимость. После каждой денежной операции указывается сумма, оставшаяся после ее выполнения на счете абонента.
Автоматизированная система МБА успешно работает в Библиотеке иностранной литературы в режиме промышленной эксплуатации. В течение 2008 года в систему было введено 986 заказов, сформировано 76 бандеролей (из 403 единиц хранения) и 22 заказных письма. В настоящее время в системе зарегистрировано 188 абонентов Библиотеки.
Учитывая, что ВГБИЛ работает по более-менее стандартной технологии, разработанная система МБА может быть внедрена и в других отдельных библиотеках, выполняющих достаточно большое количество заказов.