Автоматизированная система формирования и ведения тематико-типологических планов в практике комплектования ЦБС БЕН РАН
Бочарова Е. Н., Докторов Я. Я.
(Библиотека по естественным наукам РАН)
Библиотека по естественным наукам Российской Академии наук (БЕН РАН) является не только одной из ведущих библиотек Академии наук, но и библиотечно-информационным центром, обеспечивающим через свою сеть библиотек в академических институтах информационную поддержку научных исследований РАН в области естественных наук.
В Централизованную библиотечную сеть (ЦБС) БЕН РАН входит более 100 библиотек НИУ РАН. Это – самые различные по структуре учреждения: от лабораторий до крупнейших институтов и научных центров, расположенных как в Московском регионе, так и в других регионах страны.
Фонды ЦБС формируются как единый отраслевой фонд, особенностью которого является его рассредоточение по подразделениям системы. Совокупный спрос читателей (основную часть которых составляют учёные РАН) удовлетворяется путём использования фондов всех библиотек, входящих в ЦБС. В настоящее время единый фонд (ЕФ) составляет более 12,3 миллионов единиц хранения.
Комплектование библиотек, входящих в центральную библиотечную сеть, базируется на двух основных принципах:
Перечень литературы, которой комплектуются научные библиотеки ЦБС БЕН РАН, определяется тематико-типологическим планом комплектования (ТТПК) каждой из них. ТТПК состоит из двух частей: сведений о библиотеке и перечня тематических разделов с указанием по каждому из них видов требуемой литературы (справочники, учебные или научные издания), а также уровня важности вида издания по каждому разделу для данной библиотеки. На основе ТТПК библиотек формируется сводный ТТПК ЦБС БЕН РАН.
В последние годы быстрая смена приоритетов в информационных потребностях учёных и специалистов РАН требует оперативного изменения ТТПК библиотек. Несоответствие реальных потребностей читателей в информации с ТТПК библиотеки, обслуживающей их, приводит к образованию пробелов в фонде и накоплению непрофильной литературы.
Особенно остро проблема актуализации ТТПК стоит при комплектовании фондов библиотек иногородних НИУ РАН, осуществляемом комплектаторами Центральной библиотеки (ЦБ) заочно [1]. Развитие современных информационных технологий позволило решить эту проблему на качественно новом уровне.
В 2005 году в БЕН РАН начато внедрение в эксплуатацию автоматизированной интерактивной системы формирования и поддержки ТТПК на основе Универсальной десятичной классификации (УДК) [2]. Эта система позволяет осуществлять оперативное отслеживание соответствия имеющихся ТТПК информационным потребностям учёных.
Сотрудниками ЦБ были разработаны единые для всех библиотек правила формирования ТТПК:
Разработанный сотрудниками БЕН РАН пакет прикладных программ позволяет каждой библиотеке вводить индексы УДК в соответствии с таблицами УДК, а также тип необходимых изданий и уровень их важности из фиксированных списков. Дружественный диалоговый интерфейс и достаточно мощные алгоритмы формально-логического контроля обеспечивают комфортность работы с системой и сводят к минимуму возможные ошибки. Кроме того, система позволяет осуществлять просмотр и корректировку ранее введённой информации, что позволяет легко актуализировать профили комплектования. Файлы, содержащие ТТПК, полученные от библиотек, объединяются в единую базу данных ТТПК, образуя сводный тематико-типологический план ЦБС БЕН РАН [3].
При внедрении системы автоматизированного формирования ТТПК мы столкнулись с рядом проблем.
Было выявлено, что многие библиотеки использовали старые версии таблиц УДК, что не позволило сразу в полном объёме сформировать сводный ТТПК. В системе производится фильтрация загружаемых в БД файлов, полученных от библиотек. При этом отсекаются записи, содержащие неправильно оформленные или несуществующие рубрики. В результате использования устаревших таблиц система «отвергла» 2450 рубрик. Отделами ОНОЛ (отдел научного описания литературы) и ОКОЛ (отдел комплектования отечественной литературой) была проделана значительная работа по согласованию индексов УДК и соответствующих им рубрик, входящих в ТТПК библиотек, с последними таблицами классификатора и вводу их в Базу данных рубрик.
Низкий уровень технического оснащения некоторых библиотек и подготовки персонала привели к отсутствию возможности составления ТТПК в нужном объёме и формате.
Приходится констатировать также, что информационные потребности учёных ряда НИУ РАН уже не соответствуют существующим профилям комплектования библиотек их обслуживающих. По оценке специалистов ОКОЛ, которая прежде всего учитывает срок разработки научных тем, ТТПК должны полностью пересматриваться не реже одного раза в три года (ранее профили комплектования обновлялись каждые 5 лет). Корректировка же ТТПК должна осуществляться существенно чаще.
Обновление профилей комплектования (актуализацию ТТПК) конкретной библиотеки можно осуществлять как в локальной системе, установленной в библиотеке (с последующим вливанием в общую базу), так и с рабочего места комплектатора в ЦБ, что предпочтительнее в случае небольших изменений.
Для этих целей используются те же программные средства, что и для текущей работы с системой ТТПК, краткое описание которых представлено ниже.
После запуска программы«Ввод/корректура» из Главного меню системы, на экране монитора появится окно, в котором отражён список введённых кодов и сигл библиотек. При выделении идентификатора библиотеки отображается перечень кодов УДК, тип и важность изданий, соответствующий тематическому профилю данной библиотеки. (Рис.1). Кнопки «Добавить», «Удалить», «Исправить» позволяют редактировать как список библиотек, так и информацию, содержащуюся в ТТПК конкретной библиотеки. Руководствуясь этими данными, комплектатор может определить приоритетность заказа издания для фондов этой библиотеки.
Рис.1. Окно ввода кодов библиотек и УДК.
Комплектатору при работе с первыми экземплярами новых книг, важна информация о том, в ТТПК каких библиотек содержится тот или иной индекс УДК. Поиск записей в Сводном ТТПК осуществляется следующим образом: в Главном меню выбирается программа «Актуализация БД». Например: если нужно найти библиотеки, в ТТПК которых входит код УДК 621.3, либо узнать название рубрики, соответствующее этому коду, то в поле «УДК» вводится полный индекс УДК, или только его начало. (Рис.2).
Рис.2. Окно поиска записей.
Результат поиска можно увидеть на Рис.3. В окне «Корректура рубрик/примечаний» указаны индексы УДК с соответствующими им Рубриками. В графе «Текст рубрики» отразится полный текст рубрики, выделенного индекса УДК. Информацию о библиотеках, в ТТПК которых присутствует искомый УДК, комплектатор увидит в нижней части этого окна. Основываясь на результате этого поиска, комплектатор может точно определить в какие библиотеки нужно отправить литературу по этой тематике. К сожалению, степень важности издания для каждой библиотеки можно определить, только вернувшись в окно «Ввод кодов библиотек и УДК».
Рис.3. Результат поиска.
Иногда определить индекс УДК для конкретного издания, до его каталогизации специалистами, комплектаторам затруднительно. Поэтому в поля «Слова из Рубрики» или «Начало Рубрики» вводятся термины или часть слов, встречаемые в названиях введённых рубрик УДК. Пример: если ввести значение «матем», то при поиске мы получим результат, представленный на Рис.4. Как видим, в таблице отражаются рубрики, не только относящиеся к разделу УДК 51 «Математика», но и к другим разделам классификатора, рубрики которого содержат этот фрагмент.
Рис.4. Результат поиска.
Можно ввести значения в несколько полей поиска, результат будет более конкретизированным (Рис.5). Если поле поиска УДК равно 51, а в «Начало Рубрики» вносим «матем», то система осуществляет поиск записей, в которых заданные условия удовлетворяются одновременно.
Рис.5. Результат поиска.
Нажатие кнопки «Поиск» при пустых значениях полей поиска приводит к выдаче всего списка записей БД. Отрицательный результат поиска сопровождается соответствующим коротким сообщением. Эта ситуация возникает при неправильном вводе запроса, а также при отсутствии данного индекса или рубрики в сводном ТТПК ЦБС БЕН РАН.
Как видно из приведённых выше примеров, простой и удобный интерфейс поиска значительно экономит время комплектатора и не требует специальной подготовки при работе в данной системе.
Автоматизированная система интерактивной поддержки ТТПК позволяет оптимизировать комплектование библиотек ЦБС БЕН РАН без значительных трудовых и временных затрат как со стороны комплектаторов ЦБ, так и сотрудников библиотек сети. На сегодняшний день в автоматизированном режиме созданы и поддерживаются тематические профили 72 библиотек. Среди них - значительная часть московских библиотек, а также библиотеки Института прикладной физики РАН (Нижний Новгород), Саратовского института радиотехники и электроники РАН, Института биологии внутренних вод РАН (БОРОК) и др. В процессе формирования ТТПК сотрудниками библиотек ведётся с ОКОЛ активная переписка по уточнению индексов и Рубрик УДК, что свидетельствует о заинтересованности и серьезном отношении библиотек к этой работе.
Литература