Роль новых технологий в информационном обеспечении руководителей научных коллективов

Каминецкая И.В.
(Институт общей физики им. А.М. Прохорова РАН)

В Российской академии наук в составе более 400 научно-исследовательских учреждений 99,5 тыс. человек осуществляют научную деятельность и научное обслуживание (Табл. 1). В институтах РАН функционирует более 500 базовых кафедр и учебно-научных центров, где обучаются 26 тыс. студентов; 5 тыс. сотрудников РАН преподают в высших и средних специальных учебных заведениях и привлечены к научному руководству аспирантами. До 200 преподавателей вузов ежегодно стажируются, повышают квалификацию или прикомандировываются для совместных исследований к научным учреждениям РАН. Первичными организационными ячейками, в которых осуществляются исследования и разработки в РАН, являются секторы, отделы и лаборатории научно-исследовательских учреждений. В различные годы удельный вес их руководителей среди всех научных работников колебался от 20% до 23%, проявляя в среднем константность [1]. Объектом данного исследования, поддержанного грантом РФФИ № 08-06-12026-офи, является руководитель первичного научного коллектива в организационной структуре РАН. Предмет изучения – информационное обеспечение руководителей научных коллективов в условиях новых технологий.

Таблица 1. Численность персонала РАН по данным на 1.01.2008 [2].

Специфика информационно-библиотечного обеспечения фундаментальных научных исследований на современном этапе определяется тенденциями глобализации, автоматизации, переходом от финансирования научных учреждений к финансированию отдельных исследований и разработок, необходимостью скорейшего внедрения в практическую деятельность научных результатов, имеющих коммерческий потенциал, а также потребностью интеграции больших объемов накопленных электронных ресурсов. Интернациональный характер, расширение географического ареала исследований ведут к расширению неформальных научных контактов и росту возможностей децентрализованного информационного обеспечения ученых; развивающаяся система грантового финансирования науки - к сокращению сроков работы над темой и периодической смене учеными научной специальности; потребность в скором внедрении научных достижений в практику, проведение исследований в перспективе их выдвижения на рынок - к необходимости в более широком контексте исследований и решении блока экономических, экологических, конъюнктурных вопросов параллельно решению научной задачи [3]. Автоматизация и постепенное сближение информационной и издательской деятельности ведут к необходимости построения научных текстов с учетом их дальнейшей формализации средствами информатики и выработке адекватного цитат-поведения [4].
Соответственно усложняется структура деятельности, включая в себя у большинства ученых три и более ее видов, например: собственно научно-исследовательскую деятельность, научно-информационную работу, научное руководство и педагогическую работу, редакционно-издательскую работу, экспертизу, организационно-административную деятельность и материальное обеспечение исследований [5].
Для целей исследования были изучены информационные потребности руководителей первичных научных коллективов в трех институтах РАН. Применялись как прямые методы: включенное наблюдение, глубокое неструктурированное интервью, так и косвенные: изучение директивных, плановых, прогностических, аналитических, нормативно-технических документов, регламентирующих порядок проведения НИОКР [6], литературных источников: автобиографий, мемуаров, биобиблиографических сборников.
Изучение условий оптимизации научной деятельности позволило выявить три контекста, в которых она осуществляется: предметный, научно-социальный и личностно-психологический [1]. Указанные контексты определяют ролевую дифференциацию членов коллектива: в предметном контексте это – экстрагрупповые роли генераторов идей, эрудитов и критиков; в социальном - интрагрупповые роли руководителя и исполнителя, а также персональные ролевые ансамбли; в личностном контексте спектр ролей определяется разнообразием психологических качеств. Наряду с исследовательской программой ролевой ансамбль является важнейшей составляющей организации творческого процесса в первичном научном коллективе.
Ролевой подход лежит в основе длинного ряда характеристик ученых, возникающих при исполнении ими функций, связанных с их деятельностью. Р. Мертон озвучил четыре роли ученого: исследователь, учитель, администратор и эксперт. М.К. Петров обозначил роли исследователя, историка, теоретика, учителя при однодисциплинарной деятельности, и редактора, референта, оппонента, рецензента, эксперта и популяризатора на междисциплинарной основе. Ч.Р. Миллс отметил роль «деятеля» - интеллектуального администратора. Пельц и Эндрюс сделали вывод о положительном влиянии гармоничного сочетания ряда исполняемых функций (административной, преподавательской, исследовательской и инженерной) на научную продуктивность ученых [7-10].

В ходе исследования был определен следующий спектр ролей, исполняемых руководителями первичных научных коллективов: исследователь; администратор; преподаватель; научный руководитель; организатор и участник научных собраний; член научных, диссертационных, экспертных советов; автор монографий и учебников, статей, диссертаций; редактор журналов и сборников; руководитель и исполнитель исследовательских проектов и т.д. Главной функцией является исследовательская: «Роль исследователя, ответственная за рост научного знания, является центральной, а остальные функционально подчинены ей просто потому, что если бы не велись научные исследования, не было бы ни нового знания для трансляции через роль преподавателя, ни необходимости распределять ресурсы для исследований, ни исследовательских организаций, требующих управления, ни потока нового знания, который могли бы регулировать привратники. …Героями науки становятся по способности быть исследователем, много реже по способности быть преподавателем, администратором, референтом или редактором [11].
Из высказываний опрошенных ученых:
            «Я – и руководитель отдела, и исследователь, и преподаватель, и научный руководитель аспирантов. Можно сказать, играющий тренер» (зав. отделом, ИНИОН).
            «Главная черта руководителя – готовность взять на себя ответственность. Этим качеством должен обладать и его помощник» (референт, ИОФ РАН).
 «В научно-информационном обеспечении очень важна обратная связь. Это как в технике, где всегда задается обратная связь в электрической цепи: чем больше отклонение сигнала, тем сильнее импульс, возвращающий его на место. …Одиночка в современной физике не существует» (зав. лаб., ФИАН).

Структура и динамика ролевого ансамбля - важнейшие качественные характеристики руководителя научного коллектива, как потребителя информации.
Фиксированными функциями руководителей научных коллективов являются следующие: генерирование идей, подбор и расстановка кадров, определение программы работы коллектива, проведение исследований, обобщение результатов и определение сферы их применения, защита интеллектуальной собственности, создание творческого климата в коллективе, включая научно-информационные процессы [1].
Эти функции определяют следующий механизм формирования информационных потребностей руководителей научных коллективов: генерирование научной информации ученым и необходимость ее распространения в научном мире; широта тематики исследований, увеличение потребности в информации на стыке различных наук, в смежных отраслях науки; совмещение ролей и их динамика, одновременное выполнение ряда разнообразных работ со сдвигом их этапов во времени; смещение компаса научного общения в сторону неформальных процессов; работа в условиях постоянного цейтнота, высокая степень ответственности за принимаемые решения, постоянная смена приоритетов выполняемых функций согласно управленческим задачам, необходимость кардинального пересмотра принятых решений при изменении получаемых исходных данных: «Фактически представление ученого о его информационных потребностях так или иначе модифицируется каждым новым сообщением, поступающим к нему» [12].
Сложный механизм формирования информационных потребностей руководителей научных коллективов задает соответствующий стиль потребления информации: «размывание» информационных потребностей по всей тематике руководимого коллектива: генератором информационных запросов является коллектив, генератором приоритетов – его руководитель; повышенная неопределенность в формировании информационных запросов в моменты изменения ролевого ансамбля; требование аналитико-синтетической обработки информации; требование оперативности, полноты информации, предоставления ее по возможности на рабочем месте; потребность в сопутствующей информации, конъюнктурной информации, информации на стыке наук [13].
Различный уровень формализации научных дисциплин также задает разные ритмы библиотечно-информационного обеспечения ученых. В естественных и технических науках высок уровень формализации научной дисциплины, литературные источники являются источниками данных; велика роль монографий, обзоров, учебников, содержащих накопленный опыт; основными источниками новых знаний являются научные журналы, труды научных собраний, патентная литература; необходимы справочные, фактографические материалы, содержащиеся в соответствующих БД. Компьютер необходим не только для оформления и представления результатов исследований, но и для все более точных вычислений, виртуального моделирования и т.д. Гуманитарные и общественные науки слабо формализованы; работы носят более описательный характер; источники являются как источниками данных, так и объектом исследования; большая потребность в книгах диктует необходимость их вечного хранения; важную роль играют научно-вспомогательная и рекомендательная библиография. Компьютер необходим для проведения исследований и оформления их результатов.

Электронные сети передачи информации помогают выйти из состояния информационной неопределенности, снимая ряд временных и пространственных барьеров, выделенных ранее науковедами: «отсутствие прямых, регулярных связей с зарубежными учеными; задержка с получением иностранных журналов, сборников, трудов конференций, подготовкой статьи к печати и т.д., ...влияющих на запаздывание в движении идей по каналам связи» [14].
Новые информационные технологии предоставляют основные преимущества как формальных, так и неформальных коммуникаций: быстрота, избирательность, предохранение, оценивание и синтез, «выжимка» практического смысла, мгновенная обратная связь, передача неформализуемого содержания мультимедийными средствами [15, 16].
При рассмотрении ученого как генератора запросов сумма запросов складывается из предсказуемой и непредсказуемой, случайной, составляющих [17]:
   I_запр. = i_случ.+ i_{детерм.}

При хорошем знании нужд руководителя: годичных циклов планирования и исполнения НИОКР, циклов преподавательской, экспертной, научно-организационной деятельности и т.д. возможно увеличить процент детерминированной составляющей его информационных запросов. Однако в момент перестройки ролевого ансамбля: постановки новой задачи, формирования временного исследовательского коллектива для работы над проектом, решения прикладных задач, случайная составляющая запросов сохраняется и может быть реализована путем самообслуживания руководителя коллектива, желательно в подготовленной комфортной информационной среде [18].

Новые технологии создают дополнительные возможности для персонификации информационной среды. Условиями успешного информационного обеспечения РНК являются его соответствие составу и динамике ролевого ансамбля, синхронизация с эвристической структурой и этапами исследования и учет индивидуальных творческих ритмов. В этих условиях становится возможной работа в соответствии с индивидуальным творческим ритмом; реализация сложных стратегий информационного поиска; работа с электронными каталогами и базами данных библиотек; экономия времени при заказе литературы, в т.ч. электронной доставки документов; доступ с рабочего места к оглавлениям научных журналов, дополненным аннотациями и пристатейными списками литературы, и все реже - возможностью доступа к полным текстам; самостоятельное выполнение адресных, фактографических, тематических и уточняющих справок; ускорение подготовки публикаций при предоставлении их издателям (редакторам, рецензентам) в электронном виде и просмотре гранок прямо на сайте издательства; доступ к неопубликованным документам (диссертации, депонированные рукописи, материалы конференций, научные отчеты); поиск источников финансирования (научная периодика, сайты различных фондов); получение методической и разнообразной сопутствующей информации: сведения о научном оборудовании, его поставщиках, технических характеристиках, ценах, сведений, необходимых для организации служебных командировок, научных собраний и т.д.; широкие контакты с коллегами; дистанционное преподавание и обучение; возможность решения библиометрических и наукометрических задач [19]; возможность создания автоматизированного рабочего места для решения научно-организационных и административных задач. Основы безбумажной информатики были сформулированы В.М. Глушковым, среди них следующие принципы организации автоматизированных систем организационного управления: принципы первого лица, системного единства всех процедур управления, интегральной информационной базы, динамической целостности информационной модели объекта управления, непрерывного совершенствования системы; принципы новых задач, одноразового ввода данных; постепенности внедрения [20]. Коренное изменение традиционной технологии организационного управления, возможность адаптации к индивидуальным требованиям пользователей, возможность решения принципиально новых управленческих задач могли бы послужить залогом успеха автоматизации организационного управления. В настоящее время кадровая, финансовая, планово-экономическая информация, проектная и отчетная документация рассредоточена по базам данных различных служб института, и подготовка необходимых документов, сведений, справок отнимает много времени у руководителей научных коллективов. На сайтах институтов располагаются исторические справки о них, сведения о направлениях деятельности, контактная и справочная информация, но эти сведения недостаточно глубоки и актуальны и не приспособлены для решения повседневных задач организационного управления.
Содержание персональных сайтов ведущих ученых можно структурировать согласно структуре печатных биобиблиографических сборников издательства «Академкнига»: основные даты жизни и деятельности; краткий очерк научной, научно-организационной, педагогической, государственной, общественной деятельности; публикации об ученом; хронологический указатель трудов и данные SCI об их цитировании; вспомогательные указатели. Устойчивость подобной формы при условиях точности, полноты ввода данных и своевременной их актуализации подтверждена временем [21], хотя подобные сайты - дело добровольное, трудоемкое и пока очень редкое.

Важными проблемами освоения новой технологической среды остаются нестабильность электронных ресурсов и доступа к ним; необходимость обеспечения сохранности персональных научных архивов на безбумажных носителях; необходимость постоянного совершенствования коммуникационных умений и технических навыков; поиск возможностей творческого труда в ситуации, когда с развитием средств связи стирается грань между рабочим временем и временем отдыха, делая человека доступным по различным каналам коммуникаций в любое время, ускоряя и фрагментируя рабочий процесс [22-24].

Литература

1. Проблемы руководства научным коллективом. Опыт социально-психологического исследования (ИИЕТ РАН). М.: Наука, 1982.
2. Материалы Общего собрания Российской академии наук (Москва, май 2008 г.) // Вестник РАН. 2008. Т. 78, № 11.
3. Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревский Р.С. Научные коммуникации и информатика. М.: Наука, 1976.
4. Ярошевский М.Г. // Вопр. философии. 1995. № 12. С. 118-127..
5. Кугель С.А., Давидюк С.Ф. Структура и динамика научных кадров // В кн.: Социальная динамика современной науки. М., 1995. С. 41.
6. Янюк Б.И. Организация и методика подготовки обзорно-аналитических документов. М.: ИПКИР, 1983.
7. Американская социологическая мысль: Тексты / Мертон Р., Мид Дж., Парсонс Т. и др. М.: Изд-во МГУ, 1994.
8. Петров М.К. Язык, знак, культура. М.: Наука, 1991.
9. Миллс Ч.Р. Социологическое воображение. М., 1998; Миллс Ч.Р. Властвующая элита. М., 1957.
10. Пельц Д., Эндрюс Ф. Ученые в организациях: Об оптимальных условиях для исследований и разработок. М.: Прогресс, 1973.
11. Мертон Р. // Цит. по кн.: Петров М.К. История европейской культурной традиции и ее проблемы. М.: РОССПЭН, 2004.
12. Виноградов В.А. Проблемы информационной деятельности в области социального и гуманитарного знания. М.: ИНИОН, 2001. С. 221.
13. Информационно-библиотечное обеспечение фундаментальных научных исследований. М.: БЕН РАН, 1996.
14. Налимов В.В., Мульченко З.М. Наукометрия: Изучение развития науки как информационного процесса. М.: Наука, 1969.
15. Мензел Х. // Цит по кн.: Социально-психологические проблемы науки. М.: Наука, 1973. С. 48-49.
16. Коммуникация в современной науке: Сб. переводов. М.: Прогресс, 1976.
17. Хадиаров Г.Г. ИНИОН РАН. 2005. Неопубл.
18. Шрейдер Ю.А. // НТИ. Сер. 2. 1976. № 1. С. 3-6.
19. Хадиаров Г.Г. // Библиография. 1998. № 4. С. 31-35.
20. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. 2-е изд., доп. М.: Наука, 1987.
21. Симон К.Р. Библиография. Основные понятия и термины. М., 1968.
22. Эриксен Т.Х. Тирания момента: Время в эпоху информации. М., 2003.
23. Маклюен М. Понимание Медиа: внешние расширения человека. М., 2003.
24. Нейсбит Д. Высокая технология, глубокая гуманность: Технологии и наши поиски смысла. М.: АСТ: Транзиткнига, 2005.