О ПРОБЛЕМАХ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДИССЕРТАЦИОННЫХ СОВЕТОВ

Теймуразов К.Б., Бездушный А.Н.
(ВЦ РАН)

В настоящей статье рассматриваются вопросы разработки информационной системы по автоматизации процессов, связанных с подготовкой диссертации, в частности с ее прохождением через диссертационный совет, и создание на ее базе единой системы “рабочих мест” соискателя, секретаря диссертационного совета, членов диссертационного совета, а также сопутствующих сервисов, например, библиотеки диссертаций.

Процесс защиты диссертации подчиняется положению о порядке присуждения ученых степеней [2], а деятельность диссертационного совета регламентируется положением о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций [3]. Анализ этих документов показывает, что процесс прохождения диссертации через совет требует от лиц, участвующих в процессе (соискатель, ученый секретарь совета и другие), выполнить значительное количество различных операций по созданию типовых (“шаблонных”) документов.

Основной целью системы является создание “рабочего места” секретаря диссертационного совета, позволяющего контролировать ход подготовки и защиты диссертаций, проходящих через совет, а также автоматизирующего типовые операции.

Для достижения этой цели, в первую очередь, мы стараемся решить следующие задачи:

• ведение каталога материалов по деятельности диссертационного совета;
• управление внутренними бизнес-процессами и контроль за их прохождением;
• поддержка соответствующей системы документооборота.

В основу архитектуры системы положен репозиторий данных, включающий в себя каталогизируемые материалы, шаблоны документов, данные о диссертационном совете и его членах, данные о соискателях, их диссертациях, а также ходе подготовки и рассмотрения диссертаций. Основной единицей хранения данных в репозитории является ресурс. В системе выделяется три основных типа ресурсов, которые специализируются на решении рассматриваемой задачи:

• организация (ведущая организация, учреждение, где выполнена диссертация, учреждение, в котором защищается диссертация, организация, осуществившая внедрение, ученый совет);
• персона (диссертант, научный руководитель, оппонент, рецензент, член диссертационного совета);
• публикация (автореферат, диссертация, отзывы, акты внедрения).

Для работы с ресурсами спроектированы следующие блоки: блок регистрации ресурсов; блок индексации и поиска информации; блок управления и контроля, ответственный за управление пользователями и правами на доступ к ресурсам; блок управления рабочими процессами.

При проектировании системы было принято во внимание существование электронной библиотеки диссертаций [1, 4], развитием которой, по своей сути, является разрабатываемая система. Электронная библиотека диссертаций разработана с целью формирования электронного банка диссертаций, а, следовательно, она содержит часть функциональности, необходимой для работы разрабатываемой системы.

Таким образом, реализация системы основана на расширении электронной библиотеки диссертаций с сохранением функциональности последней, и, следовательно, разрабатываемая система наследует возможность ведения каталога авторефератов и диссертаций и поиска по нему. При этом расширению подвергается само понятие “диссертация”. Если в электронной библиотеке диссертаций понятие диссертации включает в себя, в основном, набор атрибутов необходимых для ее поиска пользователями (автор, название, тема, ключевые слова), то в разрабатываемой системе термин “диссертация” уже отождествляется с процессом, результатом которого является подготовка и защита диссертации, за счет чего приобретаются дополнительные свойства, характерные этим процессам (сдача кандидатских экзаменов, отзыв, заключение и т. д.).

Система реализована в виде прототипа, который имеет следующую функциональность: каталог материалов, включающий в себя нормативные документы, информационные материалы совета (состав, календарь и тематика заседаний), сведения об авторефератах и диссертациях, включая их полные тексты, а также средства для поиска и редактирования материалов; блок управления рабочими процессами. Система обеспечивает разграничение прав доступа к информационным ресурсам и сервисам на основе ролей пользователей. Выделены три основные роли в системе: соискатель, секретарь диссертационного совета, член диссертационного совета.

Любой пользователь системы имеет доступ ко всей открытой информации, касающейся деятельности диссертационного совета. Соискатель также может инициировать рабочий процесс “защита диссертации”, после чего получает возможность отмечать вехи на пути к защите, и имеет возможность получить, на основе введенных им данных, ряд документов, необходимых при защите. Секретарь диссертационного совета дополнительно может отслеживать ситуацию по всем рабочим процессам “защита диссертации”, получать сводную статистику, на основе имеющихся данных получать документы, необходимые для работы совета, формировать календарь заседаний совета, рассылать уведомления соискателям и членам совета.

В настоящий момент закончено создание прототипа системы, который находится в опытной эксплуатации. Ведутся работы по установлению необходимых доработок системы, с целью ее дальнейшего внедрения в эксплуатацию.

Литература

1. О. А. Лавренова, Н. Н. Литвинова Электронная библиотека диссертаций в РГБ // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Тр. Междунар. конф. “Крым 2002” — Т. 1. — М.: Изд-во ГПНТБ, 2002. — С. 235-239.
2. Положение о порядке присуждения ученых степеней. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 30.01.2002 № 74. Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 6, ст. 580; 2003, N 33, ст. 3278; 2006, N 18, ст. 1997.
3. Положение о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций. Утверждено приказом Минобрнауки России от 09.01.2007 № 2.
4. К. Б. Теймуразов Электронная библиотека диссертаций // Современные проблемы фундаментальных и прикладных наук. Часть VII. Управление и прикладная математика / Труды XLIX научной конференции. /Моск. физ. — техн. ин-т. — М. — Долгопрудный, 2007.