РЕШЕНИЕ ЗАДАЧ УПРАВЛЕНИЯ ЦБС БЕН РАН С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЛЕКСНОЙ ИНТЕРНЕТ-ОРИЕНТИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ СБОРА И ОБРАБОТКИ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ.
Калёнов Н.Е., Варакин В.П.
(Библиотека по естественным наукам
РАН)
Процессы управления такой сложной структурой как централизованная библиотечная система (ЦБС) включают множество аспектов. В данной работе мы бы хотели остановиться на двух из них — формирование оптимальных фондов, в максимальной степени соответствующих информационным потребностям пользователей ЦБС, и максимальная оперативность обработки поступающей информации. Обе эти задачи не могут успешно решаться без сбора и обработки данных “обратной связи” различного рода.
Рассмотрим первую задачу. В условиях ограниченного финансирования, когда невозможно приобрести все выходящие в мире издания по тематике исследований обслуживаемых институтов, процессы централизованного комплектования требуют решения оптимизационных задач, результатом которого должен явиться отбор для приобретения изданий, имеющих максимальную информативность для пользователей Библиотеки. Исходной информацией для решения этих задач должна является степень важности тех или иных изданий для каждого конкретного коллектива. При этом, если для непериодических изданий имеется возможность сбора экспертных оценок по каждому наименованию, поступающему на книжный рынок (подобная интерактивная система реализована в БЕН РАН), то для периодических и продолжающихся изданий, существующих на информационном рынке не первый год, источником информации для принятия решений о продолжении или снятии подписки являются данные о спросе на них по различным каналам обслуживания. Для решения вопроса о первичной подписке на журналы, существующие несколько лет, являются данные о спросе по МБА на конкретный журнал. Решение вопроса о подписке на новые журналы может основываться исключительно на экспертных оценках.
Что касается второй задачи, то оперативность предоставления информации пользователям определяется сроками обработки поступающих изданий. Поэтому БЕН РАН в своей работе уделяет большое внимание контролю сроков обработки изданий и стремится их максимально сократить. Очевидно, что для решения этой задачи необходимо также иметь “обратную связь” — оперативные данные о текущих средних сроках обработки изданий и “сигналы” о задержках, необходимые для принятия соответствующих организационных мер.
Задачам обработки информации для получения данных “обратной связи” различного вида в автоматизированной системе (АС) БЕН РАН уделяется исключительно серьезное внимание, начиная с проектирования первой очереди системы в конце 1970-х годов. Соответствующие программные комплексы функционировали на ЕС ЭВМ и в DOS — версиях АС, реализованных на ПК первых поколений. Но если ранее системы обработки статистики были ориентированы на обработку информации какого-то одного вида (данные о копировании изданий, данные о книговыдаче из фондов, данные о запросах по МБА и т.п.), то в последние годы в рамках АС БЕН РАН развивается универсальная система, позволяющая одновременно обрабатывать различные данные “обратной связи” [1, 2].
Новая версия системы обработки статистики БЕН РАН (S-3.06, далее Система), являющаяся развитием ранее созданных версий, позволяет интегрировать данные о спросе на любые виды изданий по всем каналам обслуживания, связывает их с электронными каталогами и базой данных читателей [3]. Кроме того, за счет использования информации, формируемой в рамках программного комплекса BIBLIOBUS (разработка БЕН РАН, поддерживающая автоматизированные технологии комплектования и обработки литературы, поступающей в ЦБС), Система позволяет осуществлять оперативный контроль прохождения технологических процессов в библиотеке.
Система функционирует в среде Интранет/Интернет под управлением Windows 2000/2003 Server, установлена на Web–сайте БЕН РАН и в настоящее время проходит опытную эксплуатацию.
Программное обеспечение Системы базируется на использовании технологии ASP.
Поскольку Система является “внутренней”, доступ к ней возможен только для авторизованных пользователей. При этом для различных категорий пользователей установлены различные уровни доступа. Пользователи категории “Администратор” имеют право осуществлять все функции, реализованные в системе. Пользователи категории “редактор” имеют право редактировать информацию, причем каждый — в своей “зоне ответственности”. Пользователи категории “сотрудник” имеют право только на поиск информации.
Ниже мы остановимся на более подробном описании функций и возможностей системы.
В соответствии с функционирующей в настоящее время автоматизированной технологией в БЕН РАН формируются 6 потоков данных, отражающих спрос пользователей на издания из фондов и его удовлетворение (См. Рис. 1):
Система S-3.06 поддерживает две БД — буферную и основную. Буферная БД используется для текущего ввода информации, а основная предоставляется пользователям для осуществления целевых выборок данных.
В настоящее время в состав Системы входит 15 основных исполнительных блоков, реализующих многоаспектную выборку данных и требуемые вычисления (обращение к ним осуществляется из формы на главной странице Системы), а также дополнительный блок, обеспечивающий возможность оперативного контроля доступа к Системе в интерактивном режиме, вызываемый из блока АДМИНИСТРАТОР.
В число блоков Системы входят:
Все блоки поддерживают (с некоторыми отличиями) типовой интерфейс пользователя. В текущей версии Системы реализован режим обработки запросов, включающих до пяти поисковых полей одновременно. При формировании запроса пользователь выбирает имя поля из раскрывающегося списка, вводит необходимые значения, выбирает из раскрывающегося списка оператор отношения и логические связки со следующим полем. В качестве логических связок используются “И” (по умолчанию), “ИЛИ”, “НЕ”. Условие выбора поля (значение оператора отношения) может принимать следующие значения:
Отдельно может быть введено условие усечения значения поля: по умолчанию используется усечение справа; в случае, если поиск осуществляется на полное совпадение значений поля заданному, в отдельном окне “Усечение” выбирается опция ‘Нет’. Для усечения слева используется символ ‘%’ непосредственно перед значением поискового фрагмента.
Кроме обычных поисковых запросов в системе предусмотрена возможность выполнения дополнительных функций, в том числе:
“Счетчик” — с задаваемым именем поля (подсчет количества записей из числа удовлетворяющих сформулированному запросу, имеющих различные значения заданного поля);
“Сумма” — с задаваемым именем поля (подсчет суммы значений заданного поля в записях, удовлетворяющих сформулированному запросу)
Для уточнения логики запросов могут использоваться скобочные выражения (подобные арифметическим), определяющие приоритет выполнения операций “И”, “ИЛИ”, “НЕ”.
Система обеспечивает пользователю возможность настраивать перечень выводимых полей записей, удовлетворяющих запросу.
Благодаря универсальности, заложенной в Системе, с ее помощью можно формулировать и выполнять достаточно широкий спектр запросов. Приведем некоторые примеры.
1. Блок “СТАТ. + ЖУР.”
Запрос на выборку шифров хранения и названий журналов, а также значений количества обращений читателей ко всем журналам из каталога БЕН РАН за заданный временной диапазон с возможностью упорядочения в заданном порядке (по алфавиту названий, по шифрам, по количеству обращений в порядке убывания, по количеству обращений в порядке возрастания). Этот же запрос с указанием источника выдачи, номеров читательских билетов или институтов, в которых работают читатели, причем выдача может быть просуммирована по институтам. Получение суммированных или детализированных данных по спросу на журналы заданной тематики; получение данных по количеству страниц ксерокопий, выполненных из всех (или группы) журналов за заданный интервал времени с распределением заказов по институтам и читателям.
2. Блок “ФОНДЫ”
Запрос на количество выдач за заданный промежуток времени иностранных (отечественных) книг (продолжающихся изданий) с возможностью упорядочивания по годам изданий или количеству выдач. Этот же запрос, уточненный данными о читателе.
Для блоков “BIBLIOBUS” (см. Рис.3) и “Отчеты” введены операции отношения “Пусто” и “Не пусто”, а также функции “МИНИМУМ”, “МАКСИМУМ” и “СРЕДНЕЕ”. Реализованы функции редактирования названий поисковых и выводимых полей (возможна русификация), а также изменения заголовков столбцов и “шапок” итоговых таблиц.
В приведенном на Рис.3 примере сформулирован запрос на выборку минимального срока от регистрации до систематизации издания в заданный период времени поступления с условием, что он не должен быть равным 0.
При работе с комплексом BIBLIOBUS автоматически регистрируются дата поступления каждого экземпляра источника в БЕН РАН, дата распечатки приходных актов, даты отправки издания на каталогизацию, систематизации и шифровки, дата печати карточек и расходных актов (при отправке изданий в библиотеки ЦБС), дата отправки по почте и т.п.. Кроме того, в формируемые записи заносятся сведения об исполнителях, которые выполняют каждую операцию в процессе обработки источника. Благодаря этому с помощью Системы можно получать информацию о конкретных сроках обработки конкретного издания; о минимальных, максимальных и средних сроках обработки поступлений на различных технологических участках по “пути книги”, а также производительности исполнителей. Например, легко получить данные о времени (в днях), прошедшем с момента поступления издания в БЕН РАН до передачи его в читальный зал; о количестве изданий, обработанных за заданный промежуток времени конкретным каталогизатором.
Система может выдать количество и перечень изданий, на систематизацию (каталогизацию и т.п.) которых затрачено время, превышающее регламентируемое и т.д.
Итоговые результаты выборок по запросам могут быть сохранены в формате MS WORD и MS EXCEL с помощью штатных средств MS Internet Explorer.
Благодаря тому, что к БД подключены элементы библиографических описаний, Система обеспечивает выполнение “прямых” и “обратных” запросов на выборку данных: “По элементам результирующих статистических таблиц найти библиографию” и “По элементам библиографических описаний найти соответствующие записи статистики и осуществить заданную обработку информации”.
Для текущего управления библиотечными ресурсами представители соответствующих подразделений обычно используют постоянные запросы (например, данные о спросе на журналы в порядке возрастания количества обращений, распределение сроков обработки изданий с заданным шагом — до 5-ти дней, до 10 дней и т.д.). Для упрощения работы с постоянными запросами в Системе предусмотрена возможность их сохранения. При этом реализованы функции поиска и выполнения сохраненного запроса; его редактирования и удаления. Аналогично можно сохранять и вызывать, по мере надобности, типовые формы выдачи результатов.
Включенная в состав Системы подсистема “Регистрация читателей” обеспечивает выполнение следующих основных функций.
Для обеспечения защиты информации, наряду с применением стандартных средств безопасности Windows 2000/2003, IIS 5.0/6.0 и MS SQL Server 7.0/2000/2005, в Системе реализован дополнительный блок контроля доступа.
В набор функций, выполняемых блоком “АДМИНИСТРАТОР”, включены формирование учетных записей пользователей и администраторов системы, их удаление, присвоение и изменение паролей, а также определение прав пользователей на основе поддерживаемой системой матрицы доступа. Все страницы системы защищены от несанкционированного доступа. Разработан блок “Журнал доступа” (вызывается из блока “АДМИНИСТРАТОР”). С его помощью можно осуществлять оперативный контроль доступа к Системе с удаленных хостов и получать обобщенную статистическую информацию о входах пользователей в Систему по различным характеристикам (адресу в Интернет, СИГЛЕ, зафиксированной попытке обращения к Системе или блоку с незарегистрированными или неразрешенными для данного пользователя именем и/или паролем и т.п.).
С помощью Системы руководители отделов комплектования перед началом подписной кампании получают данные о спросе на конкретные журналы с указанием институтов, запросивших данный журнал, рейтинговые списки спроса на журналы по заданной тематике. Эта информация является (вместе с экспертными оценками ценности журналов. получаемыми из НИИ РАН) основополагающей при формировании подписки на журналы. руководство Библиотеки по запросам может получить данные о спросе на те или иные издания с целью перераспределения фондов (например, если литература из фондов Центральной библиотеки постоянно запрашивается сотрудниками одного и того же института, то логично передать ее в фонды библиотеки этого института). Существенную роль данные о спросе играют при решении вопросов о списании литературы старых годов издания.
Что касается управления технологическими процессами, то с помощью системы легко получить данные о временном распределении потоков поступающей литературы, о количестве изданий, обработанных конкретным сотрудником и сроках обработки, об изданиях, задержанных в отделах обработки и т.п.
Использование автоматизированной системы позволяет БЕН РАН постоянно следить за состоянием технологии обработки изданий и оперативно принимать меры по ее коррекции. Результатом этого являются достаточные короткие интервалы времени между поступлением издания в Библиотеку, отражением его в Интернет-каталоге и предоставлением читателям, составляющие. в среднем, 2-3 недели. Это на порядок меньше аналогичных сроков в других центральных библиотеках уровня БЕН РАН.
Литература