СИСТЕМА ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УЧЁТА ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ В ЦБС БЕН РАН.
Бочарова Е.Н., Кочукова Е.В., Наумова В.С.
(Библиотека по
естественным наукам РАН)
Библиотека по естественным наукам РАН (БЕН РАН) является не только одной из ведущих библиотек Академии наук, но и центральным подразделением централизованной библиотечной сети (ЦБС). БЕН РАН и библиотеки её сети представляют уникальную систему, в которой основные библиотечно-информационные процессы централизованны. Фонды ЦБС формируются как единый отраслевой фонд, на базе которого обеспечивается библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание ученых и специалистов естественнонаучного профиля. БЕН РАН осуществляет централизованное комплектование и обработку литературы для библиотек своей сети, ведёт сводные каталоги фондов ЦБС, обеспечивает централизованное обслуживание по межбиблиотечному абонементу, координирует информационную деятельность своих библиотек. Это позволяет существенно экономить средства, выделенные на приобретение и обработку литературы.
В ЦБС БЕН РАН входит 135 библиотек институтов, филиалов и научных центров Российской Академии наук, расположенных в Москве, Подмосковье и в других городах страны. Комплектование такого количества библиотек имеет свои особенности: большое количество источников комплектования, различные направления комплектования обслуживаемых институтов естественнонаучного профиля и др.
Источниками комплектования ЦБС БЕН РАН являются издательства, книготорговые организации, академические институты, Российская книжная палата (РКП). Кроме того, БЕН РАН получает дары от учреждений и частных лиц. Из РКП поступает бесплатный обязательный экземпляр (ОЭ), а от некоторых издательств — образцы их изданий, на основе которых осуществляется заказ литературы для библиотек сети. Иногда одно и то же издание может поступить в Отдел комплектования отечественной литературы из нескольких источников и соответственно по разным ценам.
С сентября 2004 года Отдел комплектования отечественной литературы (ОКОЛ) работает в системе “Библиобус”, которая разработана сотрудниками отдела автоматизации БЕН РАН. Эта система позволяет в автоматическом режиме регистрировать (с распечаткой приходных документов), распределять (с распечаткой расходных документов), каталогизировать, систематизировать, шифровать и инвентаризировать балансовую и безбалансовую литературу, а также формировать и распечатывать каталожные карточки, то есть осуществлять полный цикл обработки литературы.
При её создании учитывались особенности ЦБС БЕН РАН и традиционно сложившиеся формы учёта поступившей и выбывшей литературы. Формы актов приёма и отправки литературы утверждены Президиумом АН СССР в 1972 году. Позднее эти формы не пересматривались.
Исторически сложилось, что в библиотеках Российской Академии наук обязательны два вида учета: суммарный и индивидуальный.
Суммарный учёт даёт сведения об объеме фонда, составе его по содержанию, видам изданий, источникам поступления, стоимости литературы, а также о движении фонда. Единицей суммарного учета является партия литературы, поступившая или выбывшая по одному документу. Суммарному учёту подлежит вся литература независимо от её балансового признака.
Индивидуальный учёт даёт сведения о каждом отдельном экземпляре издания, поступившего в библиотеку или выбывшего из неё. Единицей индивидуального учета является печатная единица. Этот вид учёта ведётся в соответствии с балансовым признаком литературы в инвентарной книге или регистрационной карточке. Стоит отметить, что бухгалтерия относит на баланс учреждения стоимость лишь той литературы, которая записана в инвентарную книгу.
Система “Библиобус” позволяет существенно упростить и объединить эти два вида учёта.
Ещё одной особенностью ЦБС является объединение в ней библиотек с различными признаками комплектования: “без условий”, “взамен авизо”, по договору.
Библиотеки, комплектуемые по признаку “без условий”, отделами БЕН РАН в различных академических институтах и научных центрах. Литературу они получают бесплатно и о состоянии фонда отчитываются перед бухгалтерией и администрацией БЕН РАН. Сотрудники этих библиотек входят в штат БЕН РАН.
Фонды библиотек, комплектуемых “взамен авизо”, состоят на балансе своих институтов, и библиотеки отчитываются о поступлении литературы на основании сопроводительных актов и извещений, выданных БЕН РАН, перед администрацией и бухгалтерией своих институтов. Литературу они получают условно бесплатно за счет средств, выделяемых БЕН РАН Президиумом Академии наук.
Фонды библиотек, комплектующихся по договору, состоят на балансе своих институтов, и библиотеки отчитываются о поступлении литературы на основании сопроводительных документов, выданных ОКОЛ и бухгалтерией БЕН РАН. Они оплачивают поступившую к ним литературу, независимо от её балансового признака, и услуги по обработке этой литературы, а иногородние библиотеки — и почтовые расходы, связанные с отправкой к ним литературы, в соответствии со своими договорами.
Система “Библиобус” позволяет в автоматическом режиме:
В этой системе происходят все операции со счетами поступления литературы, связанные с созданием, управлением и распечаткой сопроводительных актов.
Перед регистрацией литературы необходимо выбрать или создать счет, по которому поступила партия литературы. При создании счета ему присваивается уникальный номер, а также он снабжается префиксом, представляющим собой код поставщика. Также вводится сумма счета, соответствующая сумме в приложенной к данной партии литературы товарной накладной и счёт-фактуре.
Приходные акты формируются динамически во время их печати и содержат в себе только актуальную информацию. Таким образом, после внесения изменений в данные регистрируемых изданий (например, в поля заголовка, цены и т.д.) выводимые в приходный акт данные будут актуализированы. Предусмотрен также режим просмотра актов с возможностью их последующей печати.
Специальные знаки в окне свойств счёта показывают этап выполнения регистрации в зависимости от соответствия стоимости зарегистрированных экземпляров и общей стоимости счёта. Специальные изображения информируют о том, что регистрация ещё не завершена, или что стоимость зарегистрированных изданий превышает общую стоимость счета. Если стоимость регистрации соответствует общей сумме счета, операция может быть завершена.
После регистрации изданий, поступивших по тому или иному счету, можно распечатать стандартную форму приходного акта, которая представлена на рис. 1.
Она представляет собой список изданий принятых по этому счёту, с указанием цены каждого экземпляра, сигл библиотек, куда распределено данное издание, а также балансового признака каждого экземпляра, потому что в одной партии литературы могут быть издания с разными балансовыми признаками. Также некоторые издания для библиотек с разными признаками комплектования (“без условий”, “взамен авизо”, по договору) имеют разные балансовые признаки. Например, продолжающееся издание в библиотеку, комплектующуюся по признаку “без условий” или “взамен авизо” попадет по безбалансовому акту, так как имеет признак “временного хранения”. А в библиотеку, комплектующуюся по договору, — по балансовому акту, в соответствии с договором комплектования.
Рис.1 Форма приходного акта
На основе распечатанных приходных актов и приложенных к ним финансовых документов формируется отчет для бухгалтерии и для администрации библиотеки о поступившей в отдел литературе. В данное время этот отчёт составляется в полуавтоматическом режиме (Excel-таблицы). В таблицу вносятся источник комплектования, общее количество и общая сумма поступившей литературы по каждому приходному акту, а также её балансовый признак. С помощью стандартных средств Excel формируются итоговые суммы. После распечатки получившейся таблицы она сдается в бухгалтерию вместе с приходными актами и финансовыми документами. Также эти таблицы являются основой для отчета о поступлении на баланс отдела литературы. Фрагмент отчёта о поступившей литературе представлен на рис. 2.
По завершении полного цикла обработки литературы каждый экземпляр издания может быть внесён в соответствующий расходный акт.
Формы расходных актов создаются системой также динамически, любой созданный расходный акт может быть повторно напечатан неограниченное количество раз. Все изменения, внесённые в БД, будут отражены в формируемых актах. Например, если после печати расходного акта обнаружена ошибка в стоимости издания, то после её исправления вновь напечатанный акт будет содержать обновленную информацию.
Рис.2 Фрагмент отчёта о поступившей литературе
Расходный акт является листом инвентарной книги учета фондов библиотек ЦБС.
На лицевой стороне акта указываются сигла библиотеки, признак её комплектования, издания, отправляемые в библиотеку, с ценой, а также общая сумма и количество отправляемых книг. На обратную сторону листа библиотеки уже сами вносят информацию об инвентарных номерах и шифрах, присваиваемых каждой книге индивидуально, в соответствии с принятыми в данной библиотеке правилами.
Нумерация формируемых расходных актов является сквозной для каждой библиотеки. Установка начальных параметров нумерации производится администратором системы.
Имеется также возможность изменения способа сортировки записей внутри акта: по номеру временного хранения, по шифру и по инвентарному номеру.
В режиме “Архив актов” можно распечатать дополнительные экземпляры созданного ранее акта, а также получить информацию о количестве напечатанных и отправленных документов, в том числе и за заданный временной интервал. Данный режим используется также для печати актов, информация в которых была изменена (отредактирована). Во всей системе реализована поддержка штрих — кода: оператор вызывает модуль архива актов и сканирует штрих — код ранее напечатанного расходного акта. В этом режиме можно также увидеть количество и общую сумму отправленной в данную библиотеку литературы по балансовым актам с сентября 2004 года, то есть с момента перехода ОКОЛ на работу в системе “Библиобус” (Рис. 4).
Рис.4 Архив расходных актов
Далее расходные акты регистрируются в специальных книгах учёта вручную. Им присваиваются порядковые номера. Нумерация актов начинается для каждой библиотеки с 1 января каждого года заново.
Сводные отчёты по отправке литературы формируются также в полуавтоматическом режиме (EXEL и WORD). В таблицы вносятся данные по зарегистрированным в данном месяце расходным актам по каждой библиотеке отдельно. В соответствии с ранее введёнными формулами, можно получить сведения о количестве и суммах отправленной литературы за месяц, квартал, полугодие и год в каждую библиотеку в отдельности и в библиотеки одного признака комплектования. Фрагмент отчёта о выбывшей литературе представлен на рис. 5.
Рис.5 Фрагмент отчета о выбывшей литературе
Данные отчеты сдаются в бухгалтерию, и по ним списывается выбывшая из ОКОЛ литература.
Практика работы в системе “Библиобус” показала, что у библиотечных специалистов существенно увеличивается производительность труда за счёт автоматизации многих процессов обработки литературы, в том числе и её учёта.
В настоящее время разрабатываются дополнительные программные средства, которые позволят связать систему “Библиобус” с бухгалтерской системой и, тем самым, полностью автоматизировать систему учёта литературы в ЦБС БЕН РАН.