Состояние и перспективы развития системы комплектования
отечественной
непериодической литературой в БЕН РАН.
Одной из основных задач в информационном обеспечении ученых РАН является комплектование библиотек институтов научной литературой, необходимой сотрудникам для успешного проведения исследований. Более трех десятилетий эту задачу успешно решает БЕН РАН, централизованно обеспечивая более 120 библиотек литературой на средства, выделяемые для этой цели Президиумом РАН [1].
БЕН РАН осуществляет централизованную подписку на отечественные и зарубежные журналы, приобретает для библиотек своей системы (ЦБС) отечественные и зарубежные книги. В связи с катастрофической нехваткой средств, выделяемых в последние годы на закупку литературы Академией наук, зарубежная литература приобретается в единственном экземпляре в фонды Центральной библиотеки, отечественными же изданиями комплектуются библиотеки институтов.
Вопрос о репертуаре отечественных журналов, выписываемых для каждой библиотеки, решается раз в полугодие в момент подписной кампании. Институту выделяется определенный лимит средств, в рамках которого он определяет перечень необходимых журналов (обычно такой перечень рассматривается Библиотечным советом института и утверждается руководством).
Гораздо сложнее обстоит дело с комплектованием отечественными непериодическими научными изданиями (книгами, сборниками трудов конференций и т.п.), которых публикуется достаточно много. По каждому наименованию комплектаторы должны решить, для кого и сколько экземпляров должно быть заказано. Это требует разработки специальной технологии, которая будет рассмотрена ниже.
В каждой библиотеке, входящей в ЦБС БЕН РАН, имеется Положение о комплектовании и разработанные профили комплектования, которые рассматривались и утверждались библиотечным советом и дирекцией института. Это Положение является документальной основой и “руководством к действию” для сотрудников библиотеки, занимающихся комплектованием ее фондов.
Существенную роль в централизованной системе комплектования отечественной литературой играет сводный тематико-типологический план комплектования (ТТПК), который определяет политику формирования фондов, является основой для комплектования библиотек. ТТПК в целом определяет тематику и виды требуемой для каждой библиотеки литературы [2]. В разные периоды основой для создания ТТПК являлись как специально разработанная единая схема профилей комплектования, так и библиотечно-библиографическая классификация, рубрикаторы РЖ ВИНИТИ и ГАСНТИ. В 90-е годы профили комплектования библиотек начали составляться на основе универсальной десятичной классификации (УДК).
До недавнего времени сотрудники Отдела комплектования отечественной литературой (подразделения, обеспечивающего заказ и приобретение изданий для библиотек ЦБС БЕН РАН) использовали ТТПК в печатном виде. В 2003 в БЕН РАН внедрена в эксплуатацию автоматизированная система формирования ТТПК [3]. Разработан пакет прикладных программ в среде WINDOWS 2000 с использованием компилятора C++Builder, с помощью которого осуществляется по каждой библиотеке ввод индексов УДК, соответствующих рубрикам ее ТТПК, ввод типов изданий, необходимых библиотекам по каждому тематическому направлению, а также уровня важности изданий. Дружественный диалоговый интерфейс позволяет избежать ошибок при вводе кода библиотеки, типа и уровня важности издания. Индекс УДК вводится в соответствии с таблицами, введенными в систему, после чего пользователь автоматически попадает в окно выбора типа издания, что исключает ошибки при вводе. Кроме того, система позволяет осуществлять просмотр, корректировку и удаление введенной информации. Файлы, содержащие ТТПК, полученные от различных библиотек, объединяются в единую базу данных ТТПК ЦБС БЕН РАН с помощью специальной программы.
Автоматизация процесса комплектования предполагает наличие базы данных индексов УДК с названиями рубрик. Специально разработанный пакет прикладных программ позволяет искать в этой базе данных индексы УДК, соответствующие им тексты рубрик, а также сиглы библиотек, в тематический план которых входит заданный индекс УДК.
Наибольший интерес к этой системе проявили библиотеки иногородних научных центров и институтов, так как удалены от центра комплектования. В процессе опытной эксплуатации инсталляционные версии пакета прикладных программ автоматизированной системы ввода ТТПК были отправлены с подробной инструкцией в ряд иногородних библиотек ЦБС БЕН РАН (в библиотеку Ставропольской астрономической обсерватории, библиотеку Кольского филиала РАН, библиотеку Башкирского филиала РАН, библиотеку Института биологии внутренних вод), а также в ряд библиотек московского региона. Программные средства были установлены сотрудниками библиотек на их компьютеры, после чего осуществлен ввод необходимых данных. На основе полученных ТТПК в БЕН РАН автоматически был сформирован сводный ТТПК этих библиотек,
который будет пополняться по мере поступления информации от других библиотек. Опытная эксплуатация системы в библиотеках выявила необходимость некоторой переработки базы данных индексов УДК с целью изменения состава рубрик и корректировки ряда формулировок. В настоящее время эта работа проведена.Существовавшая до настоящего времени система комплектования московских библиотек предусматривала, что перечень изданий, необходимых для данного института, определяет представитель (обычно – заведующий) библиотеки института, знакомясь с вышедшей из печати литературой на выставках обязательного экземпляра в БЕН РАН. Бурное развитие науки (а с ней и количества издающейся в России научной литературы), возросшая динамика изменения направлений научных исследований, появление новых научных направлений и публикаций на стыке наук создают существенные проблемы для качественной работы комплектаторов. Библиотечному работнику достаточно трудно определить, какие из представленных на книжном рынке изданий необходимо приобретать для фондов институтской библиотеки. Решить эту проблему можно только приблизив процесс комплектования к непосредственному пользователю информации -ученому, что позволит обеспечить формирование оптимального ( в смысле максимальной информативности для читателей) фонда каждой библиотеки ЦБС БЕН РАН. Развитие сетевых технологий создает предпосылки для решения этой проблемы, о чем и пойдет речь ниже.
В БЕН РАН разработана и введена в опытную эксплуатацию интерактивная система экспертных оценок (работа поддерживается РГНФ – грант 05-03-12306в). В рамках этой системы в специальную базу данных периодически загружается информация, характеризующая предложения отечественного и зарубежного книжных рынков научной литературы, издаваемой как в печатном, так и в электронном видах. Данные содержат библиографические описания и аннотации изданий и распределяются по основным направлениям естественных наук.
Эта информация доступна через Интернет авторизованным пользователям - экспертам, выделенным институтами РАН. Каждый эксперт получает свои логин и пароль для входа в систему. Войдя в систему, эксперты знакомятся с предложениями книжного рынка по различным тематическим направлениям и оценивают конкретные издания с точки зрения целесообразности приобретения для библиотеки их института или для ЦБ (одним из вариантов “приобретения” для ряда изданий является покупка прав сетевого доступа к ним). На оценку определенного массива данных отводится фиксированное время, после чего информационный массив заменяется новым, а проставленные экспертами оценки обрабатываются специалистами-комплектаторами БЕН РАН, которые принимают решение о заказе тех или иных изданий.
В рамках существующей системы комплектования, принятой в БЕН РАН, основным источником информации о вышедшей литературе является Российская книжная палата (РКП), из которой БЕН РАН получает обязательный экземпляр. Библиографические описания обязательных экземпляров, поступающие в БЕН РАН в электронном виде, являются в настоящее время информационной основой экспертной системы по отечественным книгам. Практика показывает, что в РКП попадает не более 70% изданий, опубликованных в стране. Это приводит к тому, что в поле зрения как специалистов отдела комплектования БЕН РАН, так и экспертов не попадает значительная часть новых научных изданий.
Современное состояние книжного рынка отечественных изданий характеризуется рядом новых факторов. Расширяется продажа книг издательствами через Интернет-магазины, минуя обязательный экземпляр, что при существующей системе полностью выводит продукцию этих издательств из сферы комплектования библиотек ЦБС БЕН РАН. Заметно расширился круг издательств, публикующих научную литературу; сегодня же в силу традиций комплектование ведется на базе книжной продукции ограниченного числа издательств (“Наука”, “Мир”, “Физматлит”, “МЦНМО” и некоторых других).
Для обеспечения достаточной полноты охвата отечественного книжного рынка необходима дальнейшее развитие системы комплектования ЦБС БЕН РАН. В планах Библиотеки – анализ сайтов издательств, Интернет-магазинов и коллекторов, совершенствование системы оптимизации комплектования отечественной литературой с целью обеспечения максимальной информационной ценности приобретаемых изданий. Однако необходимо учитывать, что организация комплектования ЦБС БЕН РАН на базе современных сетевых технологий требует от сотрудников принципиально нового подхода к работе и необходимости освоения новых технических и программных средств, что, в свою очередь, требует от руководства организации системы переподготовки кадров. В условиях недостаточного финансирования это является сложной проблемой, решение которой возможно только при поддержке руководства академических институтов, обслуживаемых библиотеками, и РАН в целом.
Литература