Автоматизированная система МБА БЕН РАН нового поколения
Власова С.А., Каленов Н.Е., Колерова Т.С.Обслуживание библиотек страны по межбиблиотечному абонементу (МБА) является одной из основных функций Библиотеки по естественным наукам (БЕН) РАН. Поэтому автоматизированная система диспетчеризации заказов по МБА была включена в состав первой очереди АС БЕН, принятой в промышленную эксплуатацию в 1980 году и функционирующей на ЕС ЭВМ. Автоматизированная система успешно функционировала на всех направлениях работы МБА: обслуживание внутрисистемных абонентов (библиотеки институтов РАН московского региона), обслуживание иногородних академических институтов, обслуживание неакадемических организаций Москвы, обслуживание неакадемических организаций других городов России. Особенности работы МБА БЕН РАН состоят в том, что основой для обслуживания внутрисистемных абонентов являются не только фонды собственно БЕН РАН (центральной библиотеки) и библиотек ее централизованной системы (ЦБС), но и фонды центральных библиотек Москвы, ГПНТБ СО РАН и БАН. Это ставит перед автоматизированной системой МБА дополнительные задачи.
В связи с заменой ЕС ЭВМ персональными компьютерами в конце 80-х годов была разработана и внедрена в практику работы БЕН версия системы МБА для ПК под управлением операционной системы MS-DOS [1]. В конце 90-х годов абоненты БЕН РАН получили возможность передавать свои заказы по МБА через Интернет, благодаря специально разработанной системе [2].
Функционирующая много лет система в последние годы перестала отвечать современным требованиям, в связи с чем при поддержке РФФИ (грант 03-07-90055) была разработана новая автоматизированная система МБА БЕН РАН. Система реализована под Microsoft SQL-server 7.0 (установленным в операционной системе WINDOWS 2000 NT) с использованием стандартных средств сервера, IDC и CGI технологий. Работа пользователей с системой происходит с помощью стандартных Интернет-браузеров, таких как Internet Explorer и Netscape Navigator.
Основные функции системы:
Информация об абонентах содержит следующие данные: код абонента, название организации, вид взаимоотношения по МБА, фамилия ответственного лица, почтовый и электронные адреса, логин и пароль для входа в Интернет-систему заказа, сумма на счету абонента.
Отдел МБА БЕН РАН заключает комплексный договор со своими абонентами на различные виды библиотечных услуг, включая и электронную доставку документов. В систему вводится необходимая информация о договоре: номер, дата договора, банковские реквизиты, а также сумма кредита (если данному абоненту он предоставляется).
В системе регистрируются денежные поступления от абонента: сумма поступления и дата поступления. Ведется учет почтовых расходов для каждого абонента. При корректировке денежных поступлений или почтовых расходов сумма на счету абонента автоматически изменяется.
Для формирования и передачи заказов по МБА в БЕН РАН через Интернет разработан специальный пользовательский блок, использующий в своей работе электронные каталоги журналов и книг. Каталог журналов отражает более 600 тысяч выпусков более 7 тысяч наименований отечественных и зарубежных журналов, поступивших с 1990 года в фонды Централизованной библиотечной системы (ЦБС) БЕН РАН. Электронный каталог книг содержит более 86 тысяч библиографических описаний отечественных и зарубежных книг и продолжающихся изданий (монографий, сборников, трудов конференций и т.п.), поступающих в ЦБС БЕН РАН с 1993-го года.
Вход в систему формирования заказов обеспечивается переходом по ссылке “Заказ литературы по МБА” с Home Page БЕН РАН (http://www.benran.ru/) и заданием логина и пароля абонента. Логин и пароль присваиваются организации-абоненту администратором системы после подписания договора на предоставлении услуг по МБА. Перед тем, как предоставить пользователю возможность формировать новый заказ, система проверяет наличие в системе договора для данного абонента, а также, не является ли данный абонент должником по возврату изданий и достаточно ли на его счету денег, чтобы осуществить заказ.
Чтобы исключить возможность выполнения заказа при недостаточной сумме на счету абонента, в системе введено понятие “виртуальная стоимость заказа”. Это - настраиваемый администратором параметр, соответствующий минимальной сумме на счету абонента, при которой может быть принят заказ. Система “разрешит” формирование нового заказа только, если виртуальная сумма (сумма на счету плюс сумма кредита) у данного абонента будет не меньше виртуальной стоимости заказа. В противном случае вход в систему для абонента будет закрыт до тех пор, пока не будет зарегистрировано новое денежное поступление.
Для формирования заказов система предоставляет три режима работы: заказ из каталога журналов, заказ из каталога книг и заказ без использования каталогов.
Режим заказа без использования каталогов необходим в том случае, когда требуемое издание не содержится в каталогах БЕН РАН. В данном режиме абонент вводит информацию о заказе в окна специальной HTML-страницы. Система предлагает ввести следующие данные о заказе: номер заказа, элементы библиографического описания заказываемого издания, необходимый носитель информации, фамилию читателя.
По правилам работы МБА каждый заказ должен иметь свой номер. Номер может присваиваться абонентом (если он ведет свою систему номеров) или системой (автоматически). При этом система не позволяет вводить заказы с одинаковыми номерами одним абонентом.
Процедура формирования заказа из каталога журналов состоит из последовательного перехода от странице к странице по выбранным гиперссылкам: выбор буквы, с которой начинается название журнала; выбор наименования из списка журналов на данную букву; выбор нужного выпуска. Библиографическое описание выбранного издания (название, год, том, номер), а также шифр хранения вводятся в формирующийся заказ автоматически. Абонент вводит дополнительно уточняющую заказ информацию (например, страницы нужной статьи, ее название или автора).
Режим “Заказ из каталога книг” позволяет заказывать материалы, найденные в каталоге по достаточно сложным запросам (по словам из библиографического описания изданий, названию, автору, году издания, индексам УДК, ISBN и ISSN, соединенным логическими связками “И”, “ИЛИ”, “НЕ”). Результатом выполнения запросов является список записей, представляющих собой стандартное библиографическое описание издания. Рядом с каждой найденной записью появляется гиперссылка “ЗАКАЗ”, переход по которой осуществит формирование заказа для данного издания, аналогично работе с каталогом журналов.
Заказы, сформированные через Интернет, автоматически регистрируются в системе. При помощи специальной сервисной программы оператор системы периодически распечатывает вновь поступившие через Интернет заказы и передает их для обработки в отдел МБА. Заказы распечатываются в трех экземплярах на листах формата А4.
В настоящее время еще не все абоненты БЕН РАН имеют доступ в Интернет, поэтому часть заказов продолжает поступать в Библиотеку по почте на бланках-заказах. В системе предусмотрена возможность ввода заказов с таких бланков. В этом случае перед вводом очередного заказа система также проверяет наличие необходимой суммы на счету абонента. Для формирования нового заказа система предлагает заполнить поля: номер заказа, носитель информации, элементы библиографического описания (факультативное поле), шифр хранения (если он указан абонентом на бланке заказа). При вводе данных о заказе система также позволяет указать, является ли заказ срочным.
В том случае, когда заказ поступает в систему без шифра хранения, предусмотрен режим шифровки. В этом режиме сотрудник отдела МБА (оператор) вводит шифр хранения БЕН РАН (если издание находится в центральной библиотеке), а также сиглы библиотек, имеющих данное издание. Здесь же отмечается библиотека, в которую передается заказ на выполнение.
Режим перенаправления заказа используется в системе в том случае, если заказанное издание не может быть выдано из фондов той библиотеки, в которую заказ отправлен на выполнение.
При регистрации выполнения заказа система предлагает выбрать место выдачи издания (БЕН, библиотеки ЦБС БЕН, центральные библиотеки Москвы и России), вид выполнения (оригинал, ксерокопия, электронная копия, микрофиша), а также ввести количество страниц копий (если выполнена электронная или ксеро-копия). Система автоматически рассчитывает стоимость выполненного заказа, учитывая следующие операции, выполненные с заказом: регистрация поступления через Интернет, срочность, шифровка, место выдачи издания, вид выдачи, количество страниц копий. Сумма на счету абонента уменьшается на величину стоимости заказа. Стоимость операций, которые производятся над заказом, зависят от того, к какому участку МБА БЕН РАН относится абонент. Так, например, для абонентов внутрисистемного МБА платным является только выполнение ксеро- и электронных копий.
Выданные абонентам оригиналы изданий подлежат возврату. Для этой цели предусмотрен режим возврата. Оператор вызывает соответствующий заказ по его номеру и коду абонента и регистрирует возврат.
Если заказ по какой-либо причине не выполнен, в системе необходимо зарегистрировать отказ. Оператор вызывает соответствующий заказ по его номеру и коду абонента и выбирает из списка необходимый вид отказа (оригинал не найден, экземпляр читального зала, временно не доступен, отправлен на уточнение). После регистрации отказа система автоматически формирует сообщение об отказе абоненту для отправки по электронной почте.
Для абонентов, которые не относятся к участку внутрисистемного МБА, в случае отсутствия издания в фондах ЦБС БЕН РАН, заказ направляется “по координации” в библиотеку, предположительно имеющую данное издание. После передачи заказа служба МБА БЕН с ним больше не работает. Этот режим предусмотрен в системе, в нем также формируется необходимое сообщение абоненту, которое направляется ему по электронной почте. В случае отсутствия у абонента электронной почты, в системе предусмотрена возможность распечатки информации об отправки заказа по координации для ее пересылки по обычной почте.
Система предоставляет сотрудникам Библиотеки широкий спектр поисково-справочных процедур. Поиск заказов возможен по следующим полям: коду абонента, номеру заказа, виду выполнения, виду отказа, месту выдачи, фамилии читателя, датам выполнения различных операций над заказом. По заданным характеристикам система находит соответствующие заказы, сообщает, сколько заказов найдено, их суммарную стоимость, общее количество страниц выполненных копий того или иного вида. Система выдает исчерпывающую информацию о найденных заказах: библиографическое описание заказанного издания, какие операции и когда были совершены над заказом, куда отправлен заказ на выполнение, откуда выдано издание, вид выполнения или отказа, стоимость заказа и т.д.
Для проведения финансовых расчетов с абонентами в систему включена специальная процедура, которая определяет стоимость заказов для каждого абонента, выполненных в течение заданного срока. После задания оператором интервала дат и выбора из списка видов взаимоотношений по МБА нужной группы абонентов, на экран выдается таблица, отражающая для каждого абонента выбранного участка, операции над его заказами и стоимость всех заказов за указанный период.
Отдел МБА БЕН РАН регулярно проводит анализ своей работы. Система обеспечивает выдачу необходимой статистической информации за указанный пользователем срок по каждому участку работы: сколько всего заказов получено, сколько заказов выполнено, сколько было отказов, сколько заказов отправлено “по координации”.
Дополнительно можно получить развернутую информацию о выполненных заказах (по видам выполнения, месту выдачи, срокам обработки), а также по отказам и их видам.
Сервисные процедуры системы позволяют контролировать сроки выполнения заказов и своевременный возврат изданий. Для каждого абонента система формирует список задолженностей по возврату изданий (заказы, которые не были возвращены в установленный срок). Данный список можно распечатать и переслать абоненту. При наличии у абонента достаточно большого количества невозвращенных в срок изданий, система позволяет блокировать поступление от него новых заказов.
Отличительной особенностью системы является то, что абоненты могут получить через Интернет полную информацию обо всех своих заказах. Для этого в пользовательском блоке системы имеется опция “Просмотр заказов”. При выдаче сведений о заказах они объединяются в следующие группы: заказы, принятые к выполнению; выполненные заказы (оригиналы изданий); выполненные заказы (копии); отказы; заказы, перенаправленные в другие библиотеки.
Внедрение в практику работы МБА новой версии автоматизированной системы, заменяющей предыдущую, сопряжено с рядом значительных проблем. Не касаясь проблем, связанных с обучением персонала, администрированием системы и т.п., обратим внимание только на две проблемы. Первая связана с тем, что замена должна быть осуществлена без остановки технологии. Вторая – с тем, что к моменту перехода на новую систему в нее должна быть введена вся информация, касающаяся абонентов, по состоянию именно на этот момент. Поскольку поток заказов по МБА в БЕН РАН достаточно интенсивен (более сотни в день), переходить на новую систему было решено поэтапно (по группам обслуживаемых абонентов), начиная с участка внутрисистемных абонентов. Переход был осуществлен 1 декабря 2004 года. Предварительно была проделана работа по внесению всех требуемых данных: информации об абонентах, договорах и денежных средствах, которые были на счетах абонентов. С этого момента все новые заказы внутрисистемных абонентов поступали в новую систему, заказы на других участках и информация о выполнении внутрисистемных заказов, поступивших до 1 декабря 2004 года, обрабатывалась старой системой.
В процессе эксплуатации системы на внутрисистемном участке был осуществлен ряд доработок, необходимость которых выявилась при реальной работе, в целом система оказалась достаточно удобной и эффективной как для пользователей, так и для сотрудников отдела МБА и администрации Библиотеки.
По состоянию на середину июня 2005 года система успешно эксплуатируется на трех участках работы МБА: обслуживании внутрисистемных абонентов, неакадемических абонентов г. Москвы и неакадемических иногородних абонентов. В ближайшее время вся служба МБА БЕН РАН будет переведена на современную автоматизированную технологию.
Литература
1. Власова С.А. Автоматизация процессов обслуживания читателей по МБА в системе БЕН АН СССР // Тез. сообщений конференции молодых специалистов Государственной библиотеки СССР им. В.И. Ленина (22 апреля 1991г.). - М., 1991. - С. 31-33.
2. Власова С.А., Каленов Н.Е. Современные технологии в службе МБА БЕН РАН // Новые технологии в информационном обеспечении науки. - М., Биоинформсервис, 2001. С. 91-97.