В основе любой системы управления лежит обработка "обратной связи", без которой нормальное функционирование системы невозможно. Не являются исключением и автоматизированные библиотечные системы. Библиотека, представляет собой, по сути, непрерывное производство, конечным продуктом которого является литература, поступающая в фонды, и справочный аппарат, формируемый на основе её обработки. Одним из видов данных "обратной связи" для научной библиотеки являются сведения об использовании литературы, приобретенной библиотекой, на основании которых корректируются тематико-типологические планы комплектования и, как следствие, - потоки текущих поступлений изданий в фонды, а также решаются проблемы, связанные с расстановкой фондов и организацией обслуживания читателей. Другим видом данных "обратной связи", который имеет достаточно важное значение для крупных библиотек, являются сведения о сроках обработки текущих поступлений литературы, которые позволяют принимать управленческие решения, направленные на обеспечение максимальной оперативности предоставления информации читателям.

Библиотека по естественным наукам (БЕН) РАН обеспечивает комплектование около 150-ти библиотек институтов и научных центров РАН, входящих в её централизованную систему (ЦБС), и централизованную обработку всех поступающих изданий. С момента своей организации в 1973-м году БЕН придавала большое значение задачам оптимизации потоков приобретаемой литературы (в смысле максимального соответствия информационным потребностям пользователей - сотрудников РАН), и максимального сокращения сроков обработки поступающих изданий. Для решения первой задачи в рамках автоматизированной системы БЕН накапливаются данные "обратной связи", содержащие сведения о выдаче литературы по всем каналам обслуживания. Для их ввода и обработки разработан специальный программный комплекс, позволяющий получать в различной комбинации данные, включающие наименование, год выхода издания, время поступления запроса (год, месяц, неделя), вид заказа (оригинал, ксеро-, микро- или электронная копия), канал выдачи (читальный зал, копирование материалов. межбиблиотечный абонемент), сведения о заказчике (код организации, квалификация, специальность) . Эти данные являются основой автоматизированной системы оптимальной подписки на периодические издания "JADE" (Journal Acquisition Design), разработанной и эксплуатирующейся в БЕН РАН с 1997 года [1].

Вторая задача связана с организацией технологии внутри библиотеки. С 1993-го года все технологические процессы в БЕН выполняются в автоматизированном режиме (в Библиотеке используется автоматизированная система (АС) НАУКА [2], разработанная специалистами БЕН). Информация о каждом издании отражается в технологической базе данных (ТБД) с момента предварительного заказа и постепенно наращивается вплоть до передачи издания в фонды и загрузки библиографических записей в сводный электронный каталог. Учитывая необходимость решения управленческих задач, разработчики АС НАУКА заложили в структуру ТБД по каждой операции информацию о дате её совершения и сотруднике, её выполнившем. По изданию каждого наименования в процессе обработки регистрируются следующие операции: предварительный заказ, поступление, каталогизация, систематизация, шифровка. Технология обработки литературы в БЕН организована так, что один сотрудник выполняет определенную операцию с партией книг. При работе с системой дата совершения каждой операции вводится в соответствующую запись базы данных автоматически из компьютера и преобразуется в целое число вида ГГММДД, где ГГ - две последние цифры года, ММ -номер месяца, ДД - номер дня в данном месяце. Свой код сотрудник вводит однократно в процессе авторизации при вызове программы, обеспечивающей выполнение данной операции, и в дальнейшем автоматически заносится в поле каждой обрабатываемой записи, соответствующее данной операции. Шифровка является заключительной операцией, после выполнения которой партия литературы передается в отдел фондов, поэтому её выполнение означает завершение цикла "пути книги".

Для получения из ТБД различных сведений в различной комбинации в составе АС НАУКА имеется специальная универсальная программа NST. Она позволяет строить достаточно сложные запросы, в которых могут участвовать до 19-ти полей (или их фрагментов) управленческого характера, обязательных для каждой записи; выводить записи, соответствующие запросу, на экран компьютера или выгружать их в виде отдельного фрагмента технологической базы данных.

Наличие вышеупомянутых параметров в ТБД позволяет получать сведения о количестве изданий, поступивших и (или обработанных) в ЦБС БЕН РАН за любой промежуток времени, о количестве изданий, обработанных тем или иным сотрудником, и т.п. Эта информация, сама по себе, позволяет принимать управленческие решения, однако наибольший интерес представляет контроль сроков выполнения отдельных операций, поскольку их анализ позволяет выявить "узкие" места в технологии и соответствующим образом её видоизменить.

Срок выполнения той или иной операции (или группы последовательных операций) по каждому изданию представляет собой, фактически, разность дат, занесенных в определенные поля базы данных. Эту разность можно было автоматически вычислять и хранить в специальных полях ТБД, однако на этапе разработки АС НАУКА это было признано нецелесообразным, поскольку, с одной стороны, данные о сроках обработки литературы нужны достаточно редко (обычно они анализируются раз в квартал по текущим поступлениям), а с другой - для их вычисления в ТБД имеется необходимая информация. Постоянное хранение этих полей только "замусорит" базу, поэтому для оценки сроков выполнения отдельных операций и полного цикла обработки изданий была разработана специальная технология и соответствующее программное обеспечение.

Технология состоит в следующем. Программой NST формируется фрагмент ТБД, соответствующий анализируемому периоду (например, выбираются все издания, поступившие с января по июнь 2003 года). Сформированный фрагмент обрабатывается специальной программой, которая вычисляет разность соответствующих дат и вносит полученные целые числа в соответствующие записи, не изменяя их структуру. Полученная в результате этого база данных может обрабатываться программой NST. Не прибегая к специальным средствам, можно проанализировать, сколько обработано литературы за 1день, за 10дней, за 20 дней и т.д.

Данные анализа сроков обработки литературы на начальном этапе внедрения АС НАУКА послужили основой для коренной реорганизации организационной структуры БЕН, что позволило существенно сократить промежуток времени между поступлением изданий в Библиотеку и предоставлением их читателям. Этот промежуток, в среднем, не превышает 3-х недель, что для такой крупной библиотеки, как БЕН РАН, достаточно оперативно. Подобный анализ, проведенный в последнее время, выявил группу изданий, срок обработки которых существенно превышал средние цифры. Причина этого достаточно оперативно была найдена и ликвидирована.

Таким образом, регулярный анализ данных "обратной связи" позволяет управлять библиотечной технологией, обеспечивая оперативное информационное обеспечение пользователей.