Одной из основных задач БЕН РАН является комплектование библиотек ЦБС. Комплексная автоматизация этого процесса позволяет не только облегчить труд библиотечного работника, но также оптимизировать распределение отечественной и зарубежной литературы, опираясь на определенные критерии с использованием тематико-типологических планов комплектования (ТТПК) библиотек и базы данных индексов УДК с названиями рубрик. Если заказ на издание выполнен не полностью, т.е. количество поступивших экземпляров меньше предварительно заказанного, комплектатор должен выбрать те библиотеки, среди которых он собирается распределить данные экземпляры. Кроме того, иногда возникает необходимость осуществлять комплектование литературой, ранее не объявленной в тематических планах издательств. Таким образом, система должна советовать комплектатору, каким именно библиотекам выделить поступившую литературу.

1. Ввод УДК или фрагмента текста заглавия поступившего издания.

2. Поиск в БД сигл библиотек, заказавших литературу по данной тематике.

3. Вывод на дисплей сигл библиотек-претендентов на поступившее издание в порядке приоритета.

4. Выбор комплектатором количества библиотек, равное количеству экземпляров полученного издания, основываясь на рекомендациях системы.

Первым шагом на пути реализации системы комплектования является создание базы данных ТТПК ЦБС БЕН. Для этого разработан пакет прикладных программ в среде WINDOWS 2000 с использованием компилятора C++ Builder, с помощью которого осуществляется ввод кодов библиотек, индексов УДК, соответствующих рубрикам тематического плана каждой библиотеки, ввод типов изданий, необходимых библиотекам по каждому тематическому направлению, а также важности издания. Дружественный диалоговый интерфейс позволяет избежать ошибок при вводе кода библиотеки, типа и важности издания. Индекс УДК вводится в соответствии с таблицами Универсальной Десятичной Классификации, после чего пользователь автоматически попадает в окно выбора типа издания, что исключает ошибки при вводе. В данной системе типы изданий могут принимать три значения: научное, справочное и учебное, а также комбинацию из них. Аналогично пользователь выбирает из выпадающего списка значение важности издания. Важность издания оценивается по трёхбальной шкале от 1 до 3, максимальная оценка - 3. Кроме того, система позволяет осуществлять просмотр и корректировку введенной информации, т.е. удалять и добавлять записи, изменять ранее введенную информацию. Файлы, содержащие ТТПК, полученные от различных библиотек, объединяются в единую базу данных ТТПК ЦБС БЕН с помощью специальной программы, разработанной для этой цели на С++Builder.

Автоматизация процесса комплектования предполагает наличие базы данных индексов УДК с названиями рубрик. Работа по созданию указанной базы данных проводится совместно с отделом систематизации БЕН РАН. Для формирования БД индексов УДК с названиями рубрик в нужном формате разработаны соответствующие программы.

Для поиска информации в БД индексов УДК был разработан пакет прикладных программ под WINDOWS 2000. Он позволяет искать в базе данных индексы УДК, соответствующие им тексты рубрик, а также сиглы библиотек, в тематический план которых входит УДК поступившего издания. Программы написаны с использованием компилятора C++Builder. В предыдущей версии системы запрос на поиск производился только по одному из трёх поисковых полей, а именно:

1. УДК;

2. Слова из рубрики;

3. Начало рубрики.

В результате проведённой модификации пакета прикладных программ расширен запрос на поиск:

• а) разрешено вводить несколько значений элементов поиска в поле Слова из рубрики, связанных логическим И или логическим ИЛИ. Под элементом поиска следует понимать начальный фрагмент (в том числе, и полное значение) поискового поля.

• б) запрос на поиск можно проводить по одному или нескольким поисковым полям, связанным между собой логическим И

• в) при вводе значений терминов поиска в поле Слова из рубрики и/или Начало рубрики использовать символ-терминатор * для правого усечения термина. Результатом поиска будет являться список записей, в полях которых содержится введённый элемент поиска. Записи отсортированы по алфавиту. В верхнем окне отображаются индексы УДК и соответствующие им тексты рубрик. В центральном - полный текст рубрики для отмеченного индекса УДК. В нижнем окне - сиглы и полные названия библиотек. Кроме того, предоставлена информация о количестве таких библиотек. Если при пустом значении элемента поиска нажать на кнопку Список, то результатом поиска будет являться весь список записей БД. Отрицательный результат поиска сопровождается сообщением на экране "Запись не найдена" и повторным приглашением для ввода значения элемента поиска. В дальнейшем, чтобы выбор комплектатора был оптимальным, система должна выдавать на дисплей сиглы библиотек в порядке приоритета заказа на поступившее издание. Приоритет будет определяться исходя из важности тематической рубрики, заданной в базе данных ТТПК.