Современные технологии в службе МБА БЕН РАН
С.А. Власова, Н.Е. Калёнов
(БЕН РАН
Одной из важнейших функций Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН), возглавляющей крупнейшую в России централизованную библиотечную систему (ЦБС), является предоставление пользователям первоисточников по межбиблиотечному абонементу (МБА). Поскольку БЕН РАН выполняет функции центра МБА страны в области естественных наук, её абонентами может стать любая отечественная организация. В настоящее время служба МБА БЕН РАН обслуживает библиотеки 177 академических организаций страны, 116 библиотек московских неакадемических учреждений, 159 иногородних неакадемических организаций. Приоритетным обслуживанием пользуются 80 библиотек НИИ РАН московского региона, входящих в так называемую службу внутрисистемного межбиблиотечного абонемента (ВМБА). В рамках данной службы заказчикам предоставляются
материалы не только из фондов собственно ЦБС БЕН РАН, но и, по возможности, из фондов других библиотек, с которыми БЕН РАН имеет договора по МБА. Все операции, связанные с обслуживанием абонентов (сбор запросов, справочно-библиографическая работа с ними, получение литературы из всех источников, развозка её библиотекам-заказчицам и возврат библиотекам-фондодержательницам), производятся в централизованном порядке через отдел МБА БЕН. На службу ВМБА приходится 60% от всех заказов, поступающих в БЕН.В 2000 году служба МБА БЕН получила от своих абонентов 35 тысяч 800 заказов, из которых 21 тысяча заказов поступила от абонентов ВМВА, 4 тысячи 900 запросов были получены от иногородних академических библиотек, 6 тысяч - от московских неакадемических, 3 тысячи 900
- от иногородних неакадемических библиотек.Все технологические процессы службы МБА БЕН полностью автоматизированы благодаря разработанной системе диспетчеризации заказов, которая позволяет регистрировать поступающие заказы; вводить информацию об ответах на заказы и возврате литературы; контролировать сроки обработки заказов и возврата изданий; получать всевозможную статистическую информацию о заказах; вести учет стоимости заказов для всех абонентов.
Помимо традиционных заказов, которые БЕН получает по почте, информация в систему МБА поступает из следующих источников:
Система обслуживания читателей (СОЧИ) [1] позволяет автоматизировать все технологические процессы, связанные с учетом читателей, предоставлением литературы из собственных фондов библиотеки и по межбиблиотечному абонементу.
СОЧИ поддерживает четыре взаимосвязанные базы данных: читатели, библиотеки, заказы по МБА и заказы из фондов библиотеки. Система предоставляет следующие возможности:
В процессе формирования заказа СОЧИ предоставляет возможность распечатывать бланк-заказ по МБА [2], который полностью соответствует бланку, принятому в БЕН для службы ВМБА [3]. Кроме того, система позволяет сформированные заказы выгружать в упакованном виде в текстовый файл, который затем передается в БЕН по электронной почте. Таким образом, из СОЧИ заказы поступают в БЕН либо в виде распечатанных бланков (из библиотек, не работающих с электронной почтой), либо по электронной почте. В первом случае информация в систему диспетчеризации заказов по МБА вводится непосредственно с распечатанных бланков-заказов системным администратором, во втором - специальная программа пакетного ввода обрабатывает файл заказов, полученный по электронной почте: вводит данные в систему диспетчеризации и распечатывает бланки-заказы по МБА.
С 1997 года в БЕН функционирует служба приема и обработки заказов по МБА, поступающих из разных городов России по электронной почте в специальном формате. В 1996 году на 3-ей международной конференции "Крым-96" специалистами академических библиотек (БЕН РАН, ГПНТБ СО, БАН) и РГБ был согласован предложенный БЕН РАН формат для обмена заказами по электронной почте между библиотеками России.
Заказ в этом формате состоит из совокупности обязательных и факультативных полей переменной длины, которые содержат необходимую информацию, предусмотренную ГОСТом 7.31-89 на бланк - заказ по МБА.
Перед каждым полем помещается его уникальный идентификатор - соответствующая ему метка из двух символов, заключенная в угловые скобки < >. В конце поля ставится терминатор </P>. Внутри поля допускается любое количество пробелов и символов перевода строки. Поля могут присутствовать в файле в любой последовательности. Каждый заказ заканчивается разделителем ***.
Обязательные поля записи заказа и соответствующие им метки:
Факультативные поля:
Набор факультативных полей в записи заказов должен быть достаточен для идентификации заказываемого материала, он определяется заказчиком в каждом конкретном случае.
Сформировать заказы в данном формате можно в любом текстовом редакторе. Как показал опыт, при формировании заказов "вручную" возникает большое количество ошибок, которые затрудняют обработку заказов. В связи с этим была разработана специальная программа, позволяющая вводить информацию о заказе и записывать её в файл в необходимом формате. Полученные по электронной почте заказы обрабатываются программой, которая вводит информацию в систему диспетчеризации заказов и распечатывает бланки заказов, в максимальной степени соответствующих ГОСТу 7.31-89. Данный бланк-заказ [1] был разработан специалистами БЕН и утвержден межведомственной комиссия по МБА при РГБ.
С 1999 года для абонентов БЕН начала функционировать система формирования заказов через Интернет. Данная система позволяет использовать электронные каталоги БЕН, доступные в Интернет - каталог журналов (содержит сведения о поступлениях в ЦБС БЕН, начиная с 1990 года) и каталог книг и продолжающихся изданий (отражает поступления отечественной литературы, начиная с 1993 года, и зарубежной, начиная с 1995 года).
Вход в систему осуществляется по гиперссылке "Заказ литературы из фондов БЕН" с Home Page БЕН (http://ben.irex.ru). Переход по гиперссылке "Первичная регистрация абонента" позволяет пользователю получить информацию об условиях абонирования в БЕН. После заключения договора на информационно-библиотечное обслуживание информация о пользователе (название и код библиотеки, почтовый и электронный адреса, фамилия ответственного лица) заносится в базу данных и абоненту присваивается код и пароль доступа в систему.
Для формирования заказов система предоставляет три режима работы: заказ из каталога журналов, из каталога книг и заказ без использования каталогов.
Режим заказа без использования каталогов необходим в том случае, когда требуемое издание не содержится в каталогах. В данном режиме абонент вводит информацию о заказе в окна специальной HTML - страницы. Вводятся: номер заказа, фамилия читателя, элементы библиографического описания издания, выбирается нужный носитель информации.
Процедура формирования заказа из каталога журналов состоит из последовательного перехода от странице к странице по выбранным гиперссылкам. Пользователь выбирает выпуск требуемого журнала и вводит в специальную страницу дополнительную информацию о заказе: номер заказа, страницы, автора(ов) и название статьи, носитель информации, фамилию читателя. Библиографическое описание выбранного издания (название, год, том, номер), а также шифр хранения вводятся в формирующийся заказ автоматически.
Режим "Заказ из каталога книг" позволяет осуществлять заказ литературы непосредственно из режима работы с каталогом, которая начинается с поиска требуемых изданий. Поиск в каталоге возможен по словам из библиографического описания изданий, названию, автору, году издания, ISBN, ISSN. Поисковые термины могут иметь усечение справа и соединяться всевозможными логическими связками.
Результатом выполнения запросов является информация о найденных в каталоге изданиях, которая выдаётся на экран порциями (размер которых устанавливается пользователем). Каждая запись представляет собой библиографическое описание издания, соответствующее российскому стандарту ГОСТ 7.1-84. При работе с каталогом в режиме заказа изданий рядом с каждой найденной записью появляется гиперссылка "ЗАКАЗ", переход по которой осуществит формирование заказа для данного издания, аналогично работе с каталогом журналов. Повторный заказ издания во время одного сеанса работы с каталогом исключён, поскольку библиографические описания заказанных изданий при выдаче на любой запрос будут сопровождаться вместо гиперссылок "ЗАКАЗ" сообщениями "ЗАКАЗАНО".
Результатом работы системы заказа литературы в Интернет является текстовый файл на сервере БЕН. Файл состоит из записей заказов, формат которых полностью соответствует формату заказов, поступающих по электронной почте. Данный файл обрабатывается специальной программой, которая распечатывает бланки заказов по МБА (необходимые для получения изданий из хранилища) и вводит информацию о заказах в систему диспетчеризации заказов по МБА.
Служба МБА БЕН предоставляет своим абонентам оригиналы изданий, а также микрокопии и ксерокопии требуемых материалов. В 2001 году в БЕН организована служба электронной доставки документов (ЭДД), которая обеспечивает пользователей электронными копиями заказанных статей. В настоящее время все иногородние абоненты БЕН в системе формирования заказов через Интернет могут сделать заказ на электронную копию.
Технология обработки таких заказов полностью соответствует обработке заказов на традиционных носителях: ввод информации о заказах в базу данных; распечатка бланков-заказов, библиографический поиск заказанных материалов. После получения изданий из фондов сотрудники службы ЭДД сканируют соответствующие страницы заказанных статей. Электронная копия статьи представляет собой совокупность архивированных файлов TIF формата, которые пересылаются библиотеке-заказчице по электронной почте.
Одной из составляющих системы диспетчеризации заказов по МБА является программа финансовых расчетов с абонентами БЕН. Программа для каждого абонента за заданный сотрудником отдела МБА период времени определяет количество заказов и рассчитывает стоимость обработки каждого заказа в зависимости от операций,
которые над ним совершались. В расчет стоимости заказа входят следующие данные: библиографический поиск, срочность выполнения заказа, поступление по электронной почте или Интернет и вид выполнения заказа (оригинал или копия). Стоимость получения оригинала определяется его местом хранения: фонды БЕН, фонды библиотек сети, читальный зал БЕН. Если пользователь заказывает копию, то цена заказа определяется количеством страниц умноженных на стоимость копии одной страницы.Для расчетов с абонентами службы ЭДД используется отдельная программа. Стоимость заказов определяется из следующих характеристик: место хранения источника (центральный фонд или удаленные хранилища); необходимость шифровки заказа; цена одной страницы электронной копии умноженная на количество страниц статьи.
Все большее число абонентов БЕН передают свои заказы в электронном виде, отказываясь от традиционной почты. В настоящее время в СОЧИ формируют заказы более десяти библиотек НИУ РАН Москвы, Пущино и Черноголовки. По электронной почте в соответствующем формате передают заказы иногородние библиотеки, среди которых многие академические институты Новосибирска, библиотеки университетов Сургута, Саратова, Томска.
Система формирования заказов через Интернет обеспечивает самый быстрый и удобный способ заказа литературы. На сегодняшний день более 60 абонентов используют данную систему: библиотеки Екатеринбурга, Улан-Уде, Владимира, Сергиева Посада; академические институты в Иркутске, Самаре, Красноярске, Нижнем Новгороде, Иванове; библиотеки университетов Петрозаводска, Казани, Астрахани, Брянска и многие другие.
Литература